Digiskills: Hackujeme rutinu, žijeme automatizací

Automatizace je fenomén, který vás musí doslova pohltit, aby fungoval a měl opravdu přínos. Různé nástroje, které můžete začít používat klidně hned a bez zkušeností, si však necháme na jindy. Jádro automatizace totiž nespočívá v technologiích, ale v mindsetu. Jak takový mindset nastavit? Jak udělat z automatizace téma, které bude rezonovat napříč celou firmou? To u nás dobře víme a o své zkušenosti se rádi podělíme!  

Představte si takový běžný (ale v podstatě otravný) úkol, který děláte pravidelně každý týden, jako je vytvoření šablony pro poradu ve OneNote a její nasdílení kolegům na Teams. Víte, že se s tím vůbec nemusíte zdržovat a těch několik na sebe navazujících úkonů může probíhat zcela automaticky? A to jen špička ledovce, ale právě tímto příkladem se u nás rozpoutala automatizační lavina. 

V současnosti v Digiskills lítá bezmála stovka automatizací napříč aplikacemi, které používáme. Měsíčně tak proběhne 35 000 tisíc kroků (úkonů), které bychom jinak museli dělat manuálně – šetříme tím čas i náklady, ale k tomu se ještě dostaneme. Vraťme se na začátek příběhu, který je plný hackování rutiny, nadšení a Honzy. 

Na začátku byl Honza 

V každé firmě, nehledě na velikost či obor, se lidé potýkají s řadou rutinních a opakujících se úkolů. Často o nich moc nepřemýšlíme a v zaběhnuté rutině svorně pokračujeme, vždyť co, obvykle jde o pět minut práce. Ale kolik takových „pětiminutovek“ uděláte za týden, za měsíc, za rok? Když se to sečte, jde o desítky hodin, které trávíme rutinními úkoly. Ale co se stane, když se objeví někdo, kdo nechce ztrácet čas opakujícími se úkoly a rutinu zkrotí a začne odbavovat tyto úlohy tak nějak jinak, lépe, efektivněji? 

Tím, kdo si chtěl usnadnit práci a mimoděk tak odstartovat velký automatizační třesk napříč našimi odděleními, nebyl nikdo jiný než Honza Dolejš, nadšenec a inovátor, který udělal z automatizace firemní viral, přičemž si vystačil s nástrojem Power Automate, který je v prostředí Microsoft 365 k dispozici zdarma.

„S automatizací jsem začal u sebe, ale rozhodně jsem si ji nenechal pro sebe. Sdílel jsem ji s ostatními, ukazoval jsem, co všechno automatizace umí, a hlavně kolik času ušetří,“ uvedl Honza ke svému oťukávání automatizace. 

Automatizace se šíří, získává si Lenku 

Pro další rozvoj bylo zásadní, abychom i my ostatní viděli a pochopili, jak automatizace funguje a začali jsme přemýšlet o tom, co nám přinese a jak nám usnadní práci. Což je důležitý proces pro adopci automatizace v každé firmě. Zasvětit lidi, ukázat, proč je automatizace super a nadchnout je – to jsou nejdůležitější aspekty zavádění automatizace. Honza proto ve svém snažení a osvětě hrdinně pokračoval – automatizace se brzy stala tématem našich porad a netrvalo dlouho a uchvátila Lenku, šéfku našeho realizačního týmu. Honza pro Lenku a její tým připravil úvodní školení, kde všechny seznámil se základní logikou, možnostmi a reálnými příklady. 

„Na začátku jsem měla pocit, že my snad nic ani automatizovat nemůžeme. Jsme přece tak efektivní! Ale vyzkoušeli jsme první automatizaci a bylo to skvělé. Pak jsme postupně začali o úkolech přemýšlet jinak a vidět možnosti pro automatizaci úplně všude,“ uvedla naše hlavní projekťačka Lenka Mens Štrbová k tomu, proč ji automatizace zaujala. 

První to nikdy nekončí (pokud se udělá správně) 

A jak se říká, příklady táhnou – když ostatní začali zjišťovat, co všechno automatizace umí, a přiznejme si, že Honzovo nadšení a zapálení bylo dost nakažlivé a všudypřítomné, začali sami přicházet s nápady. Přece jen, když na vlastní oči vidíte, co všechno váš kolega dokáže odbavit, aniž by musel pokaždé to samé manuálně naklikávat, inspiruje vás to! Najdete podobné scénáře ve své práci a pak už stačí jen mít na koho se obrátit a směle automatizovat. Že jsme v bodě, kdy jsme nastavili ten správný mindset, nám došlo ve chvíli, kdy se Honzovi začaly kupit naše požadavky a náměty na další a další, a ještě další automatizace. 

„Co mohu dnes udělat pro to, abych si zítra usnadnil práci?“ – Honza Dolejš

Jednou automatizací to totiž nikdy nekončí a jakmile si lidé ve vašem týmu začnou v kuchyňce nebo u kopírky (zkrátka tam, ke se u vás řeší to podstatné) šuškat, že to fakt funguje a dojde jim, že už se nemusejí pachtit s rutinnímu procesy, máte vyhráno! 

Kolik nám automatizace ušetří 

Podle průzkumu McKinsey Global Institute lze zhruba polovinu činností, za které jsou lidé na celém světě placeni, automatizovat pomocí v současnosti používaných technologií. Přibližně u 60 % povolání by pak bylo možné automatizovat alespoň třetinu činností. Tyto poznatky jsme brali jako hozenou rukavici a jelikož si veškeré automatizace pečlivě evidujeme, máme perfektní přehled o tom, kolik nám ušetří. 

Díky automatizaci odbavujeme v naší malé firmě čítající necelé dvě desítky zaměstnanců tolik práce, která by jinak představovala objem pro jeden a půl pracovního úvazku. Představte si, kolik by se toho dalo ušetřit ve středně velké nebo velké firmě, o korporaci ani nemluvě! Ale pozor, nejde přitom vůbec o to, že by automatizace „brala“ lidem práci, naopak! Pomáhá ji zefektivnit, a poskytuje prostor pro důležitější činnosti a rozvoj. 

„Automatizace mi dávají prostor k růstu. Nemusím ztrácet čas rutinními úkoly, ale soustředím se na posun velkých projektů. Nad vším mám přehled, a to je pro mě z pozice projekťáka extra důležité.“ uvedla k výhodám automatizace Pavla Popeláková, která u nás zastává pozici projektové manažerky a pečuje o naše zákazníky. 

Jak to vypadá v praxi 

Už jsme zmínili automatizaci, kterou to všechno začalo, teď se podíváme na další příklady – a zcela určitě najdete podobné procesy i u vás. Většina z více než stovky automatizací, které u nás probíhají, vznikla v Power Automate a v nástroji CRM Hubspot. 

• Naši lektoři dostávají každý den ráno do Teams zprávu o tom, jaká školení je čekají, přičemž jejich odesílání je plně automatizované stejně jako automatický výsledek zpětné vazby po dokončení školení, což šetří zhruba 20 minut denně. 
• Každý den se automaticky výsledky zpětných vazeb pro klienty připraví do separátních souborů připravených rovnou k odeslání, takže další úspora čítá cca 45 minut denně. 
• Tvorba plánu úkolů z šablony a přepočet termínů pro dokončení úkolů probíhají jak jinak než plně automaticky – s úsporou 60 minut měsíčně. 

• Automatizujeme i oslavy! S každým úspěchem našich obchodníků přichází do Teams notifikace s výzvou k oslavě. 
• Samozřejmě máme plně automatizované schvalování faktur, takže žádné přepinkávání e-mailů, a ve výsledku nám to šetří více než 120 minut měsíčně. 
• Dovolené a jejich zadávání si už nemusíme představit „postaru“, vše automatizované. 
• Informace o právě probíhajících webinářích máme všichni na Teams, aniž by někdo seděl a manuálně to všem včas rozesílal. 

Automatizace je o lidech 

Z vlastní zkušenosti můžeme prohlásit, že pro automatizaci je nejdůležitější získat lidi, poučit je, nadchnout je, ukázat a vysvětlit, že automatizace jim zpříjemní, zjednoduší, ozvláštní a zmodernizuje práci. Stačilo, aby jeden z nás začal – možná to bylo trochu z lenosti, možná trochu ze zvědavosti – ale v každém případě ukázal ostatním, že automatizace funguje. Zkrátka, za každou automatizací hledej člověka. A když toho správného člověka najdete, jste na dobré cestě. My jsme ho našli a pomůžeme ho najít i vám! Honza Dolejš je sice jen náš a nemůže se naklonovat (není však vyloučeno, že i tyto obzory začne brzy zkoumat), nicméně připravil skvělý program pro ty, které automatizace zajímá a chtěli by se stát jejími ambasadory.  

U nás si často klademe otázku: „Co mohu udělat dnes proto, abych si usnadnil práci zítra?“, která je vlastně takovým emblémem automatizačnímu mindsetu. Položte tuto otázku i sobě – odpovědí může být přihlášení sebe či některého ze svých kolegů do našeho programu ambasadorů. Vstupte s námi do světa automatizací, dejte rutině sbohem a udělejte z automatizace viral i ve své firmě – a není lepší začátek než náš kurz Automatizace v Power Automate s Honzou Dolejšem.