7 tipů, jak využít váš kalendář naplno
Základní rada zní: Zkuste si každý den i týden předem naplánovat. Za nás ideálně online nebo v nějaké aplikaci. Diář je sice lety vyzkoušený pomocník, ale má i své mouchy. Bez psacích potřeb to nejde, často zůstane ležet někde zapomenutý na stole a především vyžaduje vaši neustálou kontrolu, protože sám na důležité termíny neupozorní...
Nastal proto čas začít s online kalendářem a my v Digiskills.cz jsme pro vás připravili sérii 7 tipů, jak ho využívat opravdu na 100 % a usnadnit si tak svůj pracovní i osobní život.
#1 Každá informace hraje roli
Při zadávání schůzek do kalendáře se snažte vyplnit co nejvíce informací. Účastníkům se bude hodit například přesná adresa, odkaz na online místnost, přehled agendy nebo odkaz na dokumenty nezbytné pro efektivní práci při setkání.
#2 Šetřete čas sobě i kolegům
Nasdílejte svůj pracovní kalendář kolegům. Ať vidí, jak moc jste přes den vytížení. Nebudou vás pak zbytečně vyrušovat v nevhodnou chvíli a naplánují si s vámi schůzku ve chvíli, kdy skutečně máte čas.
#3 Bez lidí není schůzka
Největší chybou je vytvářet schůzky jen pro sebe. Výsledkem pak jsou duplicitní události u vás a vašich kolegů. Nejen, že si do svých kalendářů můžete poznamenat jiné podrobnosti k setkání, ale v případě jakýchkoliv změn například ohledně času nebo místa konání, pak nastává kámen úrazu. Mrkněte na video.
Jak a proč zvát lidi na událost?
Zajímají vás další krátké videotipy? Mrkněte na Digiskills.cz, registrace je zdarma.
#4 Čas na úkoly
V kalendáři si vyblokujte čas pro práci na vašich úkolech. Potřebujete něco nutně dokončit, ale neustále vás někdo vyrušuje a vy se na to nemůžete pořádně soustředit? Zadejte si úkol jako událost do kalendáře. Kolegové tak budou vědět, že jste zaneprázdněni a nebudou vás rušit s banalitami.
#DIGITIP: Kalendář není To-Do list. Slouží spíše pro plánování delších úkolových bloků než krátkých úkolů na pár minut. Více o úkolech najdete v našem videokurzu Úkoly a jejich problematika. Pro zhlédnutí je potřeba se zaregistrovat na Digiskills.cz.
#5 Rychlá domluva
Než strávit drahocenný čas zdlouhavým domlouváním schůzky po e-mailech, smskách, zprávách v chatu nebo telefonních hovorech, vyzkoušejte jeden z těchto tipů, jak se co nejrychleji domluvit.
- Poslat e-mail s několika termíny, ze kterých si příjemce vybere ten nejvhodnější.
- Nasdílet svůj kalendář, kde si sám vybere volný termín.
- Využít blok schůzek v Gmailu nebo pomocníka plánování v Outlook.
- Využít speciální služby pro efektivní sjednání schůzky: Calendly, YouCanBook.me nebo Doodle.
#6 Zprostředkování videohovoru
Po vytvoření schůzky a pozvání účastníků se vám automaticky vytvoří odkaz, kde se v plánovaný čas spojíte. Například Google kalendář je propojený s Hangout a Meets a Outlook zase se Skype a Teams. Uskutečnit videohovor je tak jednodušší než kdy dřív.
#DIGITIP: Cítíte se nervózní před videohovorem? Není nic snazšího než se na něj důkladně připravit. S tím vám pomůžeme v našem videokurzu Příprava a organizace videohovoru.
#7 Více kalendářů, větší přehled
Někdy je těch pracovních i osobních povinnosti moc. Začínáte se ve svém kalendáři ztrácet? Je nejvyšší čas vytvořit si jich hned několik. Jeden jen na schůzky s klienty, týmové porady a úkoly, druhý na soukromé aktivity a další třeba na sport a tréninky. Pro lepší orientaci si každý barevně odlište.
Chcete získat další skvělé tipy, jak zvýšit vaši produktivitu práce? Podívejte se na naše krátké videokurzy a získejte digitální vychytávky pro každý den!
