CZ
← Na předchozí stranu

Aplikace pro práci s úkoly, na které nedáme dopustit

5. června8 min čtení

Aplikace pro práci s úkoly, na které nedáme dopustit  | Digiskills.cz

Proč aplikace pro úkoly a jakou vybrat?

Věcí je tolik, že se hodí je mít někde poznamenané. A není to dnes jen o poznámkách (k čemuž skvěle poslouží Evernote či OneNote), ale i o úkolech. První možností je použít papírový diář, který má ale mnoho limitů. My se dnes podíváme na digitální obdobu, tedy aplikace pro úkoly. Někdy nazývané také ToDo aplikace. 
 
Jakou aplikaci vybrat? Na to samozřejmě není snadná odpověď, protože možností je mnoho. Navíc je potřeba se hned na začátku smířit s faktem, že žádná aplikace není dokonalá a každá vyniká v něčem jiném. Nehoňte se tedy prosím nutně za bezchybnou aplikací, protože ta zkrátka není (jen Trello se k ní blíží :-))). Zároveň je potřeba si uvědomit, že o realizaci úkolů se stejně musíte postarat my a aplikace s tím nepomůže. Pokud tedy selhává váš Time Management jako takový, ani nejlepší aplikace na světě nemusí pomoci. 
 
Ale už dost řečí okolo, pojďme se dnes vrhnout do tipů na šikovné ToDo aplikace. Náš seznam jsme rozdělili na 2 části – aplikace pro správu osobních úkolů a aplikace pro úkoly v týmech. Některé spadají jen do jedné z kategorií, jiné dokážou zastoupit oba světy a přecházet mezi nimi.

#DIGITIP: Uvízli jste na homeoffice a spolupráce s kolegy nefunguje jako dřív? Mrkněte na naši akademii Efektivní práce z domu a zjistěte, jak být opět efektivní.

EFEKTIVNÍ PRÁCE Z DOMU

Aplikace čistě pro osobní úkoly

Apple Připomínky

Než půjdeme do aplikací, které je potřeba instalovat, není špatné se zaměřit na předinstalované aplikace v telefonu. Pokud máte iPhone, je jím vcelku povedená aplikace Připomínky. Ta dokáže přehledně spravovat vaše úkoly, nastavit na nich notifikace (na čas i místo), přidávat popis, přílohy i je řadit do seznamů. 

Podobné aplikace může obsahovat i telefon s Androidem. Zde už to ale bude v režii samotného výrobce, jakou a jestli vůbec nějakou aplikaci pro úkoly přibalil. 

Výhody
Není potřeba instalovat nic navíc 
Připomínky vázané na místo 
Jednoduché


Nevýhody
Pouze v telefonu (iOS) 
Žádné pokročilejší funkce

Google Keep

Tato šikovná „appka“ je k dispozici zdarma pro všechny platformy a existuje i jako webová verze, aby mohl člověk své úkoly spravovat i z počítače. Google Keep je v první řadě aplikace pro tvorbu jednoduchých poznámek, ale umožní nám k poznámkám dávat upozornění na konkrétní čas, poznámky třídit, štítkovat i mezi nimi vyhledávat. Proč by to nešlo využít pro úkoly, že?

Člověk může do jednotlivých lístečků přidávat i šikovné odškrtávací seznamy a další obsah jako obrázky, videa, zvuk či si kreslit. Bonusem může být, že jednotlivé úkoly (bločky) lze i sdílet s ostatními uživateli. Na práci v týmech to ale samozřejmě není.

Výhody 
Zdarma bez omezení 
Dostupná na všech platformách 
Jednoduché ovládání

Nevýhody 
Chybí pokročilejší řazení 
Aplikace je primárně pro poznámky

Trello

Pojďme na první čistokrevnou ToDo aplikaci, kterou je potřeba instalovat. V posledních letech se Trello stalo možná vůbec nejoblíbenější aplikací pro úkoly, a to paradoxně jak pro jednotlivce, tak i menší týmy. Místo odškrtávacích seznamů pracuje Trello s nástěnkami a úkoly jsou zde jako papírové bločky. Základní verze je navíc zcela zdarma a při běžné práci ani nenarazíte na větší omezení.

Nechybí povedené mobilní aplikace, pokročilejší funkce, doplňky i bohatá komunita. Díky formátu nástěnek si svůj prostor pro úkoly můžete upravit přesně podle svého obrazu. Limitem je jen vaše fantazie.

Výhody 
Základní verze zdarma bez výrazných omezení 
Nástěnky si lze upravit podle libosti 
Spousta doplňků a bohatá komunita

Nevýhody 
Někomu forma nástěnek nemusí vyhovovat

Microsoft ToDo

Ještě před několika měsíci bychom do našeho seznamu vybrali skvělou aplikaci Wunderlist. Ta již však ve své podobně neexistuje – koupil ji totiž Microsoft a udělal zní svou aplikaci ToDo. Do kvalit původní aplikace má sice hodně daleko, ale přesto jsme se ji rozhodli do našeho seznamu zařadit. Důvodem je její integrace do prostředí Microsoft 365. Pokud tedy doma či v práci používáte Microsoft 365, může to hrát velkou roli.

Snadno totiž můžete do aplikace přidávat úkoly z Outlooku nebo v ní třeba sledovat delegované úkoly z Planneru. Aplikace jinak vyniká svou jednoduchostí a je opět dostupná pro všechny platformy i jako webová služba.

Výhody 
Zdarma
Integrace s Microsoft 365

Nevýhody 
Postrádá pokročilejší funkce

TickTick

Tento nenápadný nástroj se stal velice populárním a sází hlavně na svou jednoduchost. Nepostrádá přitom žádné důležité funkce – úkoly lze přehledně řadit, přidávat k nim přílohy, tagy, upozornění apod. Šikovné je rovněž napojení na kalendář.

Aplikace si klade za cíl i nerušenou práci, a proto přidává i šikovnou funkci Pomodor Timeru. Tato aplikace se může stát útočištěm, pokud například přecházíte z Wunderlistu.

TickTick | Digiskills.cz

 

Výhody 
Většina funkci zdarma 
Integrované nástroje na produktivitu

Nevýhody 
Slabá integrace s dalšími nástroji

Aplikace pro týmové úkoly

Asana

Asana je s námi již řadu let a jedná se o jeden z nejznámějších nástrojů pro řízení úkolů v týmu. My v Digiskills tento nástroj aktivně a spokojeně používáme. Asana vyniká především svými možnostmi i integracemi. Výhodou je, že pracuje jak s tradičními seznamy úkolů, tak i režimem nástěnky, takže si každý uživatel může vybrat, co mu vyhovuje. Nechybí možnost delegování úkolů, tvorba termínů, příloh, podúkolů, zmiňování ostatních v komentářích či forma automatizace (v placené verzi).

Asana pracuje s projekty, do kterých je přizvána vždy určitá skupina lidí (celým tým, ale klidně i jednotlivci mimo vaši organizaci). Pro řízení týmu nechybí žádné důležitější nástroje. Menším limitem ale může být verze zdarma, která postrádá některé zajímavé funkce – ganttovy diagramy, automatizaci, návaznost úkolů a další.

Asana | Digiskills.cz

Výhody 
Všechny důležité funkce pro řízení týmu 
Režim nástěnky i seznamů 
Integrace s mnoha službami

Nevýhody 
Ve verzi zdarma chybí některé zajímavé funkce 
Business verze je poměrně drahá

Trello

Tato aplikace se už sice v našem článku jednou objevila, nemůžeme ji ale minout ani zde. Trello se totiž díky své nekonečné customizaci může stát skvělým prostorem i pro spolupráci v menším týmu. Jednotlivé nástěnky totiž můžete libovolně sdílet. Všechny výhody přitom zůstávají a každý tým si tak může nástěnku „ohnout“ přesně k obrazu svému.

Ve verzi zdarma dokonce nejsou žádná výraznější omezení ani pro práci v týmu. Zakoupením verze Business se zpřístupní hlavně možnost aktivace více vylepšení a propojení současně (ve verzi zdarma jde jen jedno na jednu nástěnku).

Výhody 
Základní verze zdarma bez výrazných omezení 
Nástěnky si lze upravit podle libosti 
Spousta doplňků a bohatá komunita

Nevýhody 
Někomu forma nástěnek nemusí vyhovovat

Freelo

Předposlední aplikací našeho výběru je Freelo, které stvořily šikovné české ručičky. Tento nástroj se staví tak trochu jako alternativa Basecampu (rovněž jedna z aplikací pro správu úkolů v týmu), nabízí však více funkcí a je plně lokalizována do češtiny. Podobně jako jinde se zde pracuje s projekty, do kterých lze přizvat libovolné členy, a vytvářet odškrtávací seznamy.

Freelo si poradí i s podúkoly nebo třeba sledováním času a tvorbou výkazů pro fakturaci. Nevýhodou může být bezplatná verze, která je omezena pouze na 2 aktivní projekty. Pro vyzkoušení to ale zcela jistě stačí. 

Freelo | Digiskills.cz

Výhody 
Aplikace od českých autorů 
Pokročilé funkce

Nevýhody 
Verze zdarma je omezena na 2 projekty

Planner

I v této části se podíváme na řešení od Microsoftu a znovu až na posledním místě. Podobně jako Microsoft To-Do ani Planner není tak vybavený a šikovný jako aplikace zmíněné výše. Sází ovšem rovněž na integraci řešení Microsoft 365. Dá se tedy vcelku snadno používat například v kombinaci s Microsoft Teams. Základní funkce jako delegace úkolů, nástěnka, přílohy či komentáře zde samozřejmě fungují.

Microsoft Planner však postrádá několik základních funkcí, které mohou odradit. Aktivita se například neloguje a nelze vracet změny zpět, někdo vám tedy může omylem smazat úkol. Není ani možné někoho označit v komentářích, takže se často o změnách v úkolech nedozvíte a kolegové vám musí psát přes jiný prostředek (Chat v Teams apod.). Výhodou tak zůstává jen fakt, že je součástí Microsoft 365 a mnohdy je tedy jedinou aplikací, kterou lze – hlavně ve velké firmě – použít. 

Výhody 
Je součástí Microsoft 365

Nevýhody
Nemá příliš mnoho funkcí 
Chybí označování v komentářích 
Chybí logování a možnost vzít změny zpět

Kam dál?
Třeba na aplikace, které by ve vašem mobilu neměly chybět, nebo mrkněte na nástroje pro online setkání, za které dáme ruku do ohně.

← Na předchozí stranu

Sodexo na cestě digitální transformace
Případové studie

Sodexo na cestě digitální transformace

Sodexo významně podporuje digitalizaci a inovace. S naší pomocí nedávno rozběhli projekt Digitální…

Číst více
5 min čtení
Continuity Camera: Proměňte svůj iPhone ve webkameru
Produktivita

Continuity Camera: Proměňte svůj iPhone ve webkameru

Kvalita záznamu běžné webkamery vám nestačí? Pojďte to vyřešit elegantně, a hlavně účinně. Máme pro…

Číst více
11. listopadu 3 min čtení
Jak nastavit vlastní pozadí v Microsoft Teams, Zoom a Google Meet?
Produktivita

Jak nastavit vlastní pozadí v Microsoft Teams, Zoom a Google Meet?

Ať už potřebujete zakrýt nepořádek v pokoji, zaujmout klienta stylizovanou virtuální kanceláří nebo…

Číst více
27. května 6 min čtení