Aplikace pro práci z domu, bez kterých to nepůjde

3. září • 5 min čtení

Komunikace je základ. Povyšte ji na další úroveň

Přistupujte ke své e-mailové schránce jinak

E-maily jsou něco, co nás jen tak neopustí. Ať už tento způsob komunikace milujete, nebo patříte k té normální části lidstva a příliš v lásce je nemáte, je potřeba práci s e-maily zlepšit. Velice zajímavým konceptem je Zero Inbox. Jak už název napovídá, cílem je mít stále prázdnou schránku. Neznamená to, že všechny e-maily automaticky mažete nebo je rovnou vyřídíte.

V praxi to ale znamená, že pokaždé, kdy se rozhodnete se schránkou pracovat, byste měli projet všechny příchozí zprávy a naložit s nimi. Udělat přitom můžete jednu ze 4 akcí:

smazat (archivovat), pokud není potřeba se zprávou nic dělat / nezajímá vás, 
delegovat (přeposlat), pokud to není úkol pro vás a měl by jej dělat někdo jiný,
odpovědět, pokud to zvládnete do 2 minut,
odložit na později (přeposlat do ToDo aplikace), pokud je to nějaký úkol a je na něj potřeba více času.

Po skončení tohoto procesu by měla být složka Doručená pošta prázdná. Neznamená to, že jste všechny záležitosti vyřídili (vznikne spousta úkolů, které budete dále plnit), ale vaše schránka je nyní prázdná a přehledná. 

#DIGITIP: Uvízli jste na homeoffice a spolupráce s kolegy nefunguje jako dřív? Mrkněte na naši akademii Efektivní práce z domu a zjistěte, jak být opět efektivní.

EFEKTIVNÍ PRÁCE Z DOMU

Používejte šablony

Tento bod mnoho lidí podceňuje. Každému z nás se stává, že píše opakovaně podobný e-mail. Nabídka klientovi, pozvánka na schůzku, reporty… Proč psát e-mail pokaždé znovu, když mohu vyvolat jednoduše šablonu, upravit pár bodů a odeslat? Šablony dnes umí všechny aplikace pro práci s e-maily. 

Videohovory? Jasně!

Téma videohovorů nemá cenu detailně rozvádět. Ať už v práci používáte řešení od Microsoftu, Googlu či jiné, videohovory jsou dnes na denním pořádku. Naučte se je využívat pořádně! A pro případ, kdy se chcete spojit s vaším klientem či obecně někým mimo vaši firmu, zkuste nástroj Whereby. Stačí se zdarma zaregistrovat a vytvořit si online místnost až pro 4 volající. Výhodou je, že tento odkaz můžete komukoliv poslat a ihned se propojíte. Bez nutnosti instalace či registrace.

Sdílení souborů a poznámek

Bez cloudu už ani ránu

My víme, že pro mnohé je slovíčko cloud sprosté a panuje zde velká nedůvěra. Pokud ale dodržíte všechna pravidla digitální bezpečnosti, vaše data jsou v bezpečí. A můžete už jen čerpat benefity, jakými jsou přístupnost, záloha a spolupráce. Není přitom zase důležité, zda využijete Google Drive, Microsoft OneDrive či třeba Dropbox. 

Každý dnes tvoří a pracuje s dokumenty. Je rovněž velká šance, že tyto soubory potřebujete sdílet kolegům a často od nich potřebujete i zapojení. Doby příloh v e-mailu a desítky kolujících verzí stejného dokumentu jsou pryč. Stačí dokument nahrát do cloudu a poslat ostatním odkaz. Vše ostatní jde jako po másle.

Vlastní i sdílené poznámky

Papírový diář je k nezaplacení. A i my to víme. Přesto má své nevýhody a na mnoho činností se nehodí. Na vlastní poznámky budiž, ale v momentě, kdy potřebujete třeba sdílet poznámky z porady svým kolegům, to jde těžko. Daleko lepším řešením je využít třeba skvělý Evernote, Google Keep nebo třeba Microsoft OneNote. Staňte se mistry digitálního zápisníku!

Nemáte doma skener? Nevadí!

Čas od času člověk potřebuje oskenovat papírový dokument a odeslat jej v digitální podobě. Ne každý ale doma disponuje skenerem. A v 21. století jej upřímně ani nepotřebujete. Stačí telefon a šikovná aplikace. Třeba takový Microsoft Office nebo ScanPro. 

Hlavní je se z toho nezbláznit

Zkroťte svůj čas

Při práci z domova jste vlastními pány. Nikdo nad vámi nestojí a nestopuje vám čas k práci. Hrozí tedy, že pracujete moc nebo naopak sklouzáváte k prokrastinaci. Co s tím? Velice doporučujeme projít základy skvělé metody GTD (z angličtiny Mít vše hotovo). Není nutné ovládat úplně celou metodu, ale vyzobat si z ní zajímavé návyky. Ty pak snadno začlenit do každodenního života.

Vyvarujte se vyrušení

Můžete mít svůj čas skvěle naplánován, ale když se z každé strany valí různá vyrušení a upozornění, práce neodsýpá. I na to máme pár triků. Snažte se co nejvíce využívat režim Nerušit, a to jak na telefonech, tak i na počítačích. Omezíte tak veškeré notifikace v zadaném období a můžete se soustředit na svou práci. Pokud často sklouzáváte k prokrastinaci, zkuste doplněk WasteNoTime. Můžete si definovat, které webové stránky vám má zakázat a v jaké časy. Snadno tak v pracovní hodiny třeba zablokujete sociálně sítě a podobně.

Dopřejte si dostatek odpočinku

No a konečně. Člověk musí mít dostatek energie k tomu, aby mohl efektivně pracovat a soustředit se. I tady mohou technologie pomoci. Co třeba zkusit jednoduchý Pomodoro Timer, který vám pomůže střídat odpočinek s prací? Nebo třeba skvělá aplikace Brain.fm či Noisli pro vytvoření atmosféry pro lepší soustředění? Nezanedbávejte ani spánek. Jeho kvalitu by vám mohl zlepšit filtr modrého světla u telefonů, tabletů i počítačů.