Matyáš Křeček: Jak začít s automatizací i ve vaší firmě

 

Jak tedy Integromat využít ve vaší práci?

V tomto článku nebudu zabíhat do technických detailů, nejsou na začátku třeba. První, co objasním, je myšlení  ve formě podmínkové logiky, které by se kromě schopnosti ovládat počítač dalo považovat za jedinou potřebnou dovednost.

 

Podmínková logika

Představte si ideální svět, ve kterém vám dorazí dopis od České pošty a vy pro něj nemusíte na pobočku. Převezmete ho, otevřete, přečtete si obsah, vyhodnotíte obsah a dopis odložíte.

Kdybyste tento postup chtěli naučit někoho jiného, kdo za vás jiný dopis v budoucnu převezme, když nebudete  doma, můžete pro něj sepsat scénář aneb jak  přesně má postupovat.

Podnětem k zahájení takového scénáře, technicky tzv. trigger (spouštěč) , je obdržený dopis, ten pak zahájí sled činností:

• Otevřít dopis
• Přečíst obsah
• Informovat příjemce
• Archivovat dopis strčením ho do šuplíku

V jazyce podmínkové logiky:

Když dorazí dopis, přečti ho, až ho přečteš, informuj příjemce, až ho informuješ, strč ho do šuplíku.

 

Spousta všedních činností lze takto rozložit. A hlavně spousta těch firemních. Integromat spojuje tuto logiku s jasným vizuálním prostředím, ve kterém firemní scénář může vypadat např. takto:

Příklad tzv. scénáře, který se skládá z modulů - aplikací, které mezi sebou komunikují na základě stanovené podmínkové logiky. Zdroj: https://www.integromat.com/cs/

 

Chce to plán

Nyní s tímto naladěním rozkládat firmu na procesy můžeme přejít k té nejdůležitější části - tvorbě plánu, co vše v Integromatu naklikat. Obecně tento proces lze shrnout do několika kroků:

• Zmapovat celý business nebo oblast, na které v rámci firmy chceme pracovat. Poslouží samozřejmě papír a diagramový nákres, pro spolupráci více lidí a možnost sdílení doporučuji např. nástroj Coggle.

Příklad diagramu vykreslující  nějaký business nebo jeho oblast. Zdroj: https://coggle.it/

• Projít všechny vykreslené větve a zamyslet se, které procesy vyžadují hodně rutinní práce? Mohly by fungovat bez lidí? Nelze dva manuální procesy nahradit jedním automatickým? Jistě vás něco napadne.
• Jednotlivé nápady a procesy sepsat ve formě podmínkové logiky popisované výše.
• Realizovat v Integromatu.

Pojďme nyní na reálný příklad.

 

Reálný příklad - MMGFG, a.s.

Tato skupina se zaměřuje především na obchod s nemovitostmi. Aktuálně zde pracuji jako IT manažer a můžu vám tedy z první ruky popsat, jak jsme sestavili plán a Integromat použili téměř na celé pozadí této akciové společnosti.

Mapa nemovitostí v rámci skupiny MMGFG, a.s. Zdroj: https://www.jakbydletdoma.cz/investori/

• Hlavní struktura MMGFG, a.s. se skládá z příjmu kontaktů, call centra, backoffice pracovníků a investorů. Zmapování a vykreslení formou diagramu pomohlo všem pochopit provázanost (je to také super materiál pro nové zaměstnance).
• Rozhodli jsme se zaměřit hlavně na oblast příjmu leadů a call centra, která je palivem pro celý business. Našli jsme zde dva klíčové procesy:
  • • První navázání kontaktu s klientem často končilo tím, že nemá nemovitost. Tím pádem s ním nemá pro nás smysl pokračovat v komunikaci. Na toto provolávání bylo potřeba spousta lidí, což bylo drahé a stejně pomalé. Našli jsme způsob, jak se automaticky dle rodného čísla dotazovat katastru nemovitostí, jestli klienta eviduje.
    • Klient, který má nemovitost, nemusí čekat, až mu někdo  zavolá ohledně schůzky, může si ji přece domluvit sám pomocí online formuláře.
• Soupis podmínkové logiky pro realizaci těchto dvou procesů, sloučených v jeden:
  • • Když přijde nový kontakt, pošli jeho rodné číslo do katastru, pokud katastr odpoví, že ho eviduje a tedy nemovitost má, zapiš ho do backoffice, kde ho kontaktují rovnou s konkrétním návrhem, a zároveň  mu pošli sms s odkazem na online formulář, kde si schůzku domluví sám.
• Realizace už pak byla jen o klikání a pár hodinovém testování. Na online formulář jsme použili Paperform, který má v Integromatu vlastní napojení.

Následně jsme tímto postupem optimalizovali práci backoffice s klienty, automatizovali téměř veškerou tvorbu dokumentace pro výkup nemovitosti i investora, udělali jednoduché prostředí pro investory pomocí kombinace Integromatu a Airtable a nedávno jsme dokončili automatické zpracovávání veškerých transakcí pro informativní cashflow plány a zároveň i účetní výstupy.

Práce na inovacích však neustává. Vylepšovat lze neustále.

 

Závěr článku, začátek pro vás

Zlepšení, zrychlení, zefektivnění a další žádoucí dění ve firmě spočívá v pozorování, tvorbě vize žádoucího stavu, rozebrání vize na jednotlivé kroky, slepení těchto kroků v logický celek, který ideálně obstarává počítač automaticky. Na závěr se hodí kolegova fráze:

 

Co nemusí dělat lidé, nesmí dělat lidé.

 

Tak co nyní automatizujete Vy?