Moravské Budějovice a roční cesta k digitálnějšímu úřadu
Na úřadech se často říká, že digitalizace nejde. Že tomu brání příliš mnoho agendy, pravidel, papírů, nekonečných schvalovacích koleček a příliš málo času.
Na Městském úřadě v Moravských Budějovicích se rozhodli jít jinou cestou. Ne proto, že by měli všechno připravené. Ne proto, že by všichni zaměstnanci od začátku nadšeně čekali, až budou moci začít s používáním nástrojů Microsoft 365. Ale proto, že vedení vědělo, že současný způsob práce dlouhodobě nedává smysl.
Dokumenty se přeposílaly e-mailem. Část věcí byla uložená v počítačích, část v šanonech. Rezervace místností se řešily přes jednotlivce. Cestovní příkazy putovaly po úřadě fyzicky a potřebovaly několik podpisů. Sdílený kalendář neexistoval, schůzky se domlouvaly po telefonu. A každý odbor měl trochu jiný způsob práce.
Potřebné technologie přitom už měli. Jen ještě nebyly skutečně zabudované do každodenní práce úřadu.
A právě to se mělo změnit.
Výchozí stav: spousta nástrojů, ale chyběl společný způsob práce
Před začátkem spolupráce nebyl hlavní problém v tom, že chyběl jednotný způsob práce.
Na různých místech se používaly různé aplikace, papírové formuláře, e-maily, lokální soubory i fyzické šanony. Sdílená práce na dokumentech nebyla samozřejmost. Když na jednom dokumentu potřebovalo pracovat více lidí nebo odborů, často se soubor stále posílal e-mailem.
Úřad proto potřeboval víc než jen nasadit Microsoft 365.
Potřeboval, aby lidé pochopili, proč se způsob práce mění, kde nové nástroje najdou a jak je mají používat v běžných situacích.
Cíl: nenechat v tom lidi plavat samotné
Vedení městského úřadu chtělo, aby lidé nové prostředí opravdu začali používat. Aby věděli, kde najdou informace. Jak spolupracovat na dokumentech. Jak bezpečně sdílet soubory. Jak používat Teams. Jak se nebát OneDrive a SharePointu. A hlavně: aby nové nástroje začaly pomáhat v reálných agendách.
Proto jsme spolupráci postavili jako roční vzdělávací program. Ne jako jednorázové školení, po kterém lidé za týden zapomenou, co slyšeli. Ale jako postupný proces, ve kterém se vzdělávání propojuje s reálnou prací, podporou vedení a konkrétními pravidly používání.
Řešení: roční adopce místo jednorázového školení
Moravské Budějovice se vydaly cestou postupné adopce. Program jsme postavili tak, aby lidé dostávali informace pravidelně, v menších dávkách a s možností tempo upravovat podle reality úřadu.
To se ukázalo jako zásadní.
Program měl dvě vrstvy:
Povinný základ pro všechny
- Aby lidé získali společné minimum a věděli, jak v novém digitálním prostředí fungovat.
Dobrovolnou nástavbu pro pokročilejší uživatele
- Pro ty, kteří chtěli Microsoft 365 využívat aktivněji a posouvat svou práci dál.
Důležitou roli sehrál i manažerský dashboard. Vedení díky němu vidělo, kdo studuje, kdo potřebuje popostrčit a kdo patří mezi přirozené tahouny změny. Právě z těchto lidí se postupně stali interní ambasadoři – ti, kteří dokázali ostatním ukázat konkrétní příklady z praxe. Ostatní zaměstnanci za nimi přirozeně chodili s dotazy a viděli reálné využití nástrojů v každodenní práci.
Co pomohlo změnu udržet
U Městského úřadu Moravské Budějovice bylo klíčové, že nové nástroje začalo aktivně používat i vedení. „Podobně důležitou roli sehrál střední management – tam, kde se vedoucí odborů zapojili osobně, šla adopce rychleji a s menším odporem.“
Část informací začala chodit pouze přes Microsoft Teams. Kdo chtěl mít přehled, musel do Teams. Což se stalo novým standardem práce.
Projevilo se to například takto:
- informace z vedení se přesouvaly do Teams,
- projekty začaly mít vlastní kanály,
- dokumenty se začaly sdílet místo přeposílání,
- některé procesy se začaly řešit digitálně,
- zaměstnanci viděli konkrétní příklady od kolegů
A právě to postupně měnilo i mindset lidí na úřadě.
Konkrétní změny v praxi
Významná změna nastala také v oblasti projektového řízení, kde se práce přesunula do týmů a kanálů v Microsoft Teams.
1️⃣ Sdílená práce na dokumentech
Dříve se dokumenty často přeposílaly e-mailem. Dnes je běžnější pracovat na jednom sdíleném dokumentu, nastavovat oprávnění a nehledat, která verze je ta poslední. Podíl zaměstnanců, kteří měli problém efektivně využívat digitální nástroje pro komunikaci a spolupráci, klesl z 49 % na 17 % (zdroj: srovnávací Digiskills Assessment).
2️⃣ Teams jako místo pro práci, ne jen chat
Teams se staly prostředím pro část interní komunikace, úkolů i projektů. U některých odborů se z něj stal běžný pracovní prostor, u jiných alespoň celoúřadový standard pro vybrané informace.
3️⃣ Rozpočet v jedné sdílené tabulce
Dříve se při přípravě rozpočtu scházely tabulky z různých odborů v různých formátech. Dnes existuje jedna sdílená tabulka, do které má přístup více lidí.
4️⃣ Méně papíru, méně běhání, jednodušší procesy
Cestovní příkazy, schvalování, podpisy nebo interní potvrzení byly jednou z největších mentálních bariér. Pro úřední prostředí je papír často symbolem jistoty. Přestat vše fyzicky podepisovat proto hlavně byla otázka důvěry.
5️⃣ Sjednocení úkolů na jedno místo
Důležitou změnu přineslo i sjednocení zadávání všech úkolů pro vedoucí pracovníky, které vyplynuly ze zasedání Rady města, Zastupitelstva města a ze schůzí vedení, na jedno místo.
Výsledky: měřitelný posun a lepší základ pro další změny
Spolupráce s MÚ Moravské Budějovice ukazuje realitu digitální změny. Někdo se posune rychle. Někdo pomaleji. Někdo potřebuje víc podpory. A někdo se starých návyků drží déle. Ale když má změna jasný směr, vedení ji podporuje a lidé dostanou praktickou pomoc, úřad se postupně hýbe.
Srovnávací Digiskills Assessment ukázal posun napříč všemi sledovanými oblastmi. Největší zlepšení nastalo v digitální bezpečnosti, komunikaci a spolupráci, řešení problémů a tvorbě digitálního obsahu.
A co je důležité pro další fázi: úřad se posunul i směrem k AI. Pravidelné využívání nástrojů umělé inteligence vzrostlo ze 7 % na 38 %.
V tuto chvíli už lidé mají lepší digitální základ, na kterém se dá stavět dál.
Další krok: bezpečné využívání AI
Díky posunu v Microsoft 365 má úřad lepší základ pro další fázi – práci s AI a Copilotem.
To už se začíná dít. Lidé využívají AI pro shrnutí, práci s dokumenty, hledání informací nebo přípravu výstupů. Zároveň ale přichází nová potřeba: nastavit pravidla, aby se AI používala bezpečně, hlavně s ohledem na osobní a citlivá data.
A to je přesně bod, do kterého by se mnoho organizací mělo dostat. Vnímat AI jako nástroj, který musí stát na dobrých digitálních základech.
Moravské Budějovice jsou dnes v úplně jiné pozici než na začátku. Mají jednotnější prostředí, větší jistotu lidí, lepší přehled a méně papírování a běhání. A hlavně zkušenost s tím, že i ve veřejné správě se dá změna rozhýbat.
Chcete zjistit, kde má váš úřad nebo organizace největší prostor pro digitální posun?
Začněte daty. Digiskills Assessment vám ukáže, jak si vaši lidé stojí v digitálních dovednostech, kde ztrácí čas a na co má smysl zaměřit další vzdělávání. Díky tomu nestavíte adopci technologií na pocitech, ale na konkrétních výsledcích.
