CZ
← Na předchozí stranu

Nástroje pro HR: 7 tipů pro on-boarding s FORMS (Microsoft 365)

3. února4 min čtení

 

Pár rad na úvod:

  • Začněte s málem, ozkoušejte, pilujte postupně
  • Keep it simple
  • Inspirujte se, objevujte
  • Zůstaňte lidští

 

Co minimálně potřebujete

  • Základní orientaci ve fungování Teams, Forms, OneDrive

 

Formulář ve Forms

Nejdříve je potřeba sesbírat základní data o nováčkovi. Co jednoduššího může být? Prostě osobní dotazník /nástupní lístek / onboarding formulář přebouchejte do Forms.

 

TIP 1: Používejte předdefinované možnosti 

Ať nováček jen vybere z nabídky, obzvlášť, pokud výsledný formulář chcete importovat do personálního systému. Je to par na pár kliků a bez větších obtíží se dá dotazník vyplnit na mobilu.

 

TIP2: Strukturujte – Používejte větvení a oddíly.

Nastupuješ na brigádu? Týkají se tě tyto otázky. Na fulltime tyto a od ičařů potřebujeme toto. Nebo strukturování využijte pro zobrazení konkrétních informací – nastupuješ do týmu XY – potřebuješ znát toto.

 

TIP 3: Nezapomeňte na human touch 

Pokud si dáte tu práci a uděláte si těchto šablon víc, např.: podle oddělení, můžete do nich vložit třeba i informace o firmě, fotku týmu a odkazy na vaše sociální sítě / webovky. A pokud se vedoucí nestydí, tak třeba jeho fotku a pár uvítacích slov.

 

 

Víc než jen jméno, adresa a pojišťovna

A teď zpátky k praktické stránce. Dotazník slouží hlavně pro posbírání dat od nováčka – tady doporučím co nejvíc možností připravit na výběr. A zároveň si odpovědi nadefinovat už tak, aby vám sedly s HR systémem.

Nemusíte hned, ale jednou třeba budete chtít výsledný Excel importovat, ať to tedy máte ready. Chcete datum – nedejte nováčkovi jinou šanci, než vybrat datum z kalendáře.

 

TIP 4: Medailonek

Taky jsou u váš vždycky kolegové zvědaví, kdo nový jim nastoupí? Ptají se v kuchyňkách, sondují u vedoucích. Tak jim dopřejte aspoň trošku a nechte nováčka napsat i pár vět o sobě – odkud přichází, co bude dělat a na co se těší. Nebo rychlokvíz typu kočka nebo pes, pivo nebo víno, knížka nebo film. Anebo mu nabídněte volné pole působnosti, ať se kolegům představí sám.

 

TIP 5: GDPR

Teď trošku té právničiny - nezapomeňte na poučku k GDPR. Toto jsou informace mimo váš oprávněný zájem a musíme budoucího kolegu poučit alespoň o tom, kdo (kolegové z týmu, všichni zamci firmy ABC,…) bude mít k danému přístup, kde budou informace uloženy (ve firemním oběžníku, interně, na sociálních sítích firmy, nástěnce,…) a kdy (po dobu zaměst.poměru, navěky,…). A dát zde jasně zaškrtávací tlačitko – souhlasím s uveřejněním, v případě odvolání souhlasu musíte kontaktovat HR. Pokud zkombinujete odpovědi s větvením, může nesouhlas s uveřejněním posunout nováčka rovnou na další oddíl.

 

Forms nejen pro sběr informací, ale i dokumentů

TIP 6: Zjednodušte si oběh dokumentů

Papírů bude nováček odevzdávat mrak a e-mail není nejvhodnější místo, kam je posílat. I když je to místo nejčastější. ;) Vložte do formuláře i odkazy ke stažení a nasměrujte nováčky do vaší Odevzdávárny.

Na OneDrive se vám vytvoří složka. Jakmile někdo vyplní formulář, přijde vám jen notifikace do e-mailu a veškeré dokumenty budete mít nahrané online.

TIP 6 nadruhou: Nechte odevzdávárnu jako 1 otázku – jinak budete mít každý soubor v separé složce a při třídění se uklikáte.

 

 

Forms ➡️ E-mail ➡️ Excel ➡️ HR systém

A teď to kouzlo. Nováček vám vyplní dotazník, přijde vám e-mail, stáhnete si Excel a importujete do HR systému. Samozřejmě univerzální kuchařku na import dat z Excelu musíte ušít se svým IT pro váš HR systém.

 

Posuňte vše o level výš

TIP 7: Automatizujte

I z Forms a Excelu se dají dělat úkoly pro kolegy spojené s nástupem nováčka. Třeba takto:

  • Na IT - založte nováčkovi 2 týdny před nástupem přístupy
  • Na nákup 3 týdny před nástupem objednejte vybavení
  • Pro vedoucího týden před nástupem pošle uvítací e-mail nováčkovi.

Vše může dotyčným padat do kalendáře v Outlooku nebo pomocí Planneru do TO-DO.

A pokud nováček týden po odeslání dotazníku nereaguje? Power Automate mu i vám pošle připomínku.

Pokud vás tyto automatizace zajímají a chcete opravdu hacknout svoji rutinu, máte nejvyšší čas přihlásit se do kurzu Power Automate u Honzy Dolejše.

 

Online asynchro je všechno super, ale…

I vy zůstaňte lidští – chatbot nebo virtuální asistentka nikdy nenahradí minutový telefon, kde si vzájemně chackneme, že opravdu obě strany počítáme s nástupem, těšíme se na sebe a víme, co mámě dělat. Radši nastoupím za Šárkou, která používá super appky než robotem.

 

Cože? Oddíly? Větvení? OneDrive?  Pokud nevíte, o čem je řeč, mrkněte na naše mikrokurzy zaměřené na Forms.

 

Díky, že jste dočetli až sem!

Šárka

← Na předchozí stranu

Nejlepší aplikace pro online spolupráci a komunikaci
Produktivita

Nejlepší aplikace pro online spolupráci a komunikaci

V posledních dnech jste nás zahltili spoustou dotazů: Jaká aplikace je vhodná pro videohovory?…

Číst více
0 min čtení
Vizuální storytelling jako řešení (nejen) nudných prezentací
Produktivita

Vizuální storytelling jako řešení (nejen) nudných prezentací

Vizuální vjemy na nás dnes působí ze všech stran, na sociálních sítích, při komunikaci za pomoci…

Číst více
2. srpna 2 min čtení
7 tipů, jak využít váš kalendář naplno
Produktivita

7 tipů, jak využít váš kalendář naplno

Prázdniny skončily, děti usedly do školní lavic a my se z dovolených pomalu vracíme do pracovního…

Číst více
13. září 3 min čtení