Logo
    Digiskills assessment™ Online kurzy
    • WEBINÁŘE A WORKSHOPY
    • Jak ušetřit zaměstnanci až 500 hodin ročně?
    • Microsoft Teams
    • Microsoft Office 365
    • Digitální produktivita
    • Bezpečnost a soukromí
    • Základy Tableau Desktop
    • Power BI Bootcamp
    • Efektivní práce z domu
    • Google Workspace (G Suite)
    • Mozek v kondici
    • Jak se stát efektivním leaderem?
    • Manažerské dovednosti
    • Agilita a agilní řízení
    • Trendy a inovace
    Digitální akademie
    • Digiskills 365 Heroes
    • Akademie vizuálního storytellingu
    • Akademie Automatizace v Power Automate
    • Akademie datové analytiky
    • Akademie pokročilé datové analytiky v Power BI
    • Akademie Digitální bezpečnost
    • Akademie Leadership na dálku
    • Akademie Lean Six Sigma - Orange Belt
    Blog Case studies Akce Kontakt
Registrace Přihlášení
Přihlášení
Zpět Zpět na všechny články
SDÍLET:
Sdílet na Facebooku Sdílet na Twitteru Sdílet na LinkedIn

Nástroje pro HR: 7 tipů pro on-boarding s FORMS (Microsoft 365)

3. února • 4 min čtení

Našli jste super kolegu a plácli jste si na spolupráci? Rozjíždíte přípravy pro jeho / její nástup a zároveň máte ve firmě MS 365. Při představě hory dokumentů, minimálně 10 mailů na nováčka i na kolegy máte osypky? Začněte s Forms, stačí všechno jen naklikat.

 

Pár rad na úvod:

  • Začněte s málem, ozkoušejte, pilujte postupně
  • Keep it simple
  • Inspirujte se, objevujte
  • Zůstaňte lidští

 

Co minimálně potřebujete

  • Základní orientaci ve fungování Teams, Forms, OneDrive

 

Formulář ve Forms

Nejdříve je potřeba sesbírat základní data o nováčkovi. Co jednoduššího může být? Prostě osobní dotazník /nástupní lístek / onboarding formulář přebouchejte do Forms.

 

TIP 1: Používejte předdefinované možnosti 

Ať nováček jen vybere z nabídky, obzvlášť, pokud výsledný formulář chcete importovat do personálního systému. Je to par na pár kliků a bez větších obtíží se dá dotazník vyplnit na mobilu.

 

TIP2: Strukturujte – Používejte větvení a oddíly.

Nastupuješ na brigádu? Týkají se tě tyto otázky. Na fulltime tyto a od ičařů potřebujeme toto. Nebo strukturování využijte pro zobrazení konkrétních informací – nastupuješ do týmu XY – potřebuješ znát toto.

 

TIP 3: Nezapomeňte na human touch 

Pokud si dáte tu práci a uděláte si těchto šablon víc, např.: podle oddělení, můžete do nich vložit třeba i informace o firmě, fotku týmu a odkazy na vaše sociální sítě / webovky. A pokud se vedoucí nestydí, tak třeba jeho fotku a pár uvítacích slov.

 

 

Víc než jen jméno, adresa a pojišťovna

A teď zpátky k praktické stránce. Dotazník slouží hlavně pro posbírání dat od nováčka – tady doporučím co nejvíc možností připravit na výběr. A zároveň si odpovědi nadefinovat už tak, aby vám sedly s HR systémem.

Nemusíte hned, ale jednou třeba budete chtít výsledný Excel importovat, ať to tedy máte ready. Chcete datum – nedejte nováčkovi jinou šanci, než vybrat datum z kalendáře.

 

TIP 4: Medailonek

Taky jsou u váš vždycky kolegové zvědaví, kdo nový jim nastoupí? Ptají se v kuchyňkách, sondují u vedoucích. Tak jim dopřejte aspoň trošku a nechte nováčka napsat i pár vět o sobě – odkud přichází, co bude dělat a na co se těší. Nebo rychlokvíz typu kočka nebo pes, pivo nebo víno, knížka nebo film. Anebo mu nabídněte volné pole působnosti, ať se kolegům představí sám.

 

TIP 5: GDPR

Teď trošku té právničiny - nezapomeňte na poučku k GDPR. Toto jsou informace mimo váš oprávněný zájem a musíme budoucího kolegu poučit alespoň o tom, kdo (kolegové z týmu, všichni zamci firmy ABC,…) bude mít k danému přístup, kde budou informace uloženy (ve firemním oběžníku, interně, na sociálních sítích firmy, nástěnce,…) a kdy (po dobu zaměst.poměru, navěky,…). A dát zde jasně zaškrtávací tlačitko – souhlasím s uveřejněním, v případě odvolání souhlasu musíte kontaktovat HR. Pokud zkombinujete odpovědi s větvením, může nesouhlas s uveřejněním posunout nováčka rovnou na další oddíl.

 

Forms nejen pro sběr informací, ale i dokumentů

TIP 6: Zjednodušte si oběh dokumentů

Papírů bude nováček odevzdávat mrak a e-mail není nejvhodnější místo, kam je posílat. I když je to místo nejčastější. ;) Vložte do formuláře i odkazy ke stažení a nasměrujte nováčky do vaší Odevzdávárny.

Na OneDrive se vám vytvoří složka. Jakmile někdo vyplní formulář, přijde vám jen notifikace do e-mailu a veškeré dokumenty budete mít nahrané online.

TIP 6 nadruhou: Nechte odevzdávárnu jako 1 otázku – jinak budete mít každý soubor v separé složce a při třídění se uklikáte.

 

 

Forms ➡️ E-mail ➡️ Excel ➡️ HR systém

A teď to kouzlo. Nováček vám vyplní dotazník, přijde vám e-mail, stáhnete si Excel a importujete do HR systému. Samozřejmě univerzální kuchařku na import dat z Excelu musíte ušít se svým IT pro váš HR systém.

 

Posuňte vše o level výš

TIP 7: Automatizujte

I z Forms a Excelu se dají dělat úkoly pro kolegy spojené s nástupem nováčka. Třeba takto:

  • Na IT - založte nováčkovi 2 týdny před nástupem přístupy
  • Na nákup 3 týdny před nástupem objednejte vybavení
  • Pro vedoucího týden před nástupem pošle uvítací e-mail nováčkovi.

Vše může dotyčným padat do kalendáře v Outlooku nebo pomocí Planneru do TO-DO.

A pokud nováček týden po odeslání dotazníku nereaguje? Power Automate mu i vám pošle připomínku.

Pokud vás tyto automatizace zajímají a chcete opravdu hacknout svoji rutinu, máte nejvyšší čas přihlásit se do kurzu Power Automate u Honzy Dolejše.

 

Online asynchro je všechno super, ale…

I vy zůstaňte lidští – chatbot nebo virtuální asistentka nikdy nenahradí minutový telefon, kde si vzájemně chackneme, že opravdu obě strany počítáme s nástupem, těšíme se na sebe a víme, co mámě dělat. Radši nastoupím za Šárkou, která používá super appky než robotem.

 

Cože? Oddíly? Větvení? OneDrive?  Pokud nevíte, o čem je řeč, mrkněte na naše mikrokurzy zaměřené na Forms.

 

Díky, že jste dočetli až sem!

Šárka

SDÍLET:
Sdílet na Facebooku Sdílet na Twitteru Sdílet na LinkedIn
3 důvody, proč ve vaší firmě panuje chaos Produktivita

3 důvody, proč ve vaší firmě panuje chaos

Znáte to: Další pracovní den, a vaše nervy již od rána dostávají pořádně zabrat. Váš stůl, emailová…
23. listopadu 2 min čtení číst více →
Naše TOP prázdninová témata: detox, bezpečnost, cestování ⛱️ Produktivita

Naše TOP prázdninová témata: detox, bezpečnost, cestování ⛱️

Chcete si letošní prázdniny pořádně užít? My ano! Proto jsme se na ně začali s předstihem…
3 min čtení číst více →
Tu nejhorší práci při zavádění GDPR můžete nechat na digitálních technologiích

Tu nejhorší práci při zavádění GDPR můžete nechat na digitálních technologiích

Vzbuzuje respekt a dělá firmám vrásky na čele. Takové je GDPR. Návodů, jak na něj, bylo sepsáno…
16. dubna 9 min čtení číst více →
Vytěžte maximum z Microsoft 365

Vytěžte maximum z Microsoft 365

Pod vedením zkušeného kapitána Honzy Dolejše poznáte nástroje Microsoft 365 skrz naskrz. Spolupracujte efektivně!
PŘIHLÁSIT SE DO AKADEMIE
Logo

Máte otázky?

Zavolejte nám +420 704 821 259

Napište nám
podpora@digiskills.cz

  • Naše služby
  • Digiskills assessment™
  • Online kurzy
  • Akce
  • Blog
  • Přehled kurzů
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Office 365
  • Digitální produktivita
  • Bezpečnost a soukromí
  • Digiskills 365 Heroes
  • Efektivní práce z domu
  • Google Workspace (G Suite)
  • Mozek v kondici
  • Jak se stát efektivním leaderem?
  • Manažerské dovednosti
  • Agilita a agilní řízení
  • Trendy a inovace
  • O nás
  • Hledáme nové kolegy
  • Partneři
  • Obchodní podmínky
  • Kontakt
  • Zásady zpracování osobních údajů