Nástroje pro HR: 7 tipů pro on-boarding s FORMS (Microsoft 365)

Pár rad na úvod:

• Začněte s málem, ozkoušejte, pilujte postupně
• Keep it simple
• Inspirujte se, objevujte
• Zůstaňte lidští

Co minimálně potřebujete

• Základní orientaci ve fungování Teams, Forms, OneDrive

Formulář ve Forms

Nejdříve je potřeba sesbírat základní data o nováčkovi. Co jednoduššího může být? Prostě osobní dotazník /nástupní lístek / onboarding formulář přebouchejte do Forms.

TIP 1: Používejte předdefinované možnosti 

Ať nováček jen vybere z nabídky, obzvlášť, pokud výsledný formulář chcete importovat do personálního systému. Je to par na pár kliků a bez větších obtíží se dá dotazník vyplnit na mobilu.

TIP2: Strukturujte – Používejte větvení a oddíly.

Nastupuješ na brigádu? Týkají se tě tyto otázky. Na fulltime tyto a od ičařů potřebujeme toto. Nebo strukturování využijte pro zobrazení konkrétních informací – nastupuješ do týmu XY – potřebuješ znát toto.

TIP 3: Nezapomeňte na human touch 

Pokud si dáte tu práci a uděláte si těchto šablon víc, např.: podle oddělení, můžete do nich vložit třeba i informace o firmě, fotku týmu a odkazy na vaše sociální sítě / webovky. A pokud se vedoucí nestydí, tak třeba jeho fotku a pár uvítacích slov.

Víc než jen jméno, adresa a pojišťovna

A teď zpátky k praktické stránce. Dotazník slouží hlavně pro posbírání dat od nováčka – tady doporučím co nejvíc možností připravit na výběr. A zároveň si odpovědi nadefinovat už tak, aby vám sedly s HR systémem.

Nemusíte hned, ale jednou třeba budete chtít výsledný Excel importovat, ať to tedy máte ready. Chcete datum – nedejte nováčkovi jinou šanci, než vybrat datum z kalendáře.

TIP 4: Medailonek

Taky jsou u váš vždycky kolegové zvědaví, kdo nový jim nastoupí? Ptají se v kuchyňkách, sondují u vedoucích. Tak jim dopřejte aspoň trošku a nechte nováčka napsat i pár vět o sobě – odkud přichází, co bude dělat a na co se těší. Nebo rychlokvíz typu kočka nebo pes, pivo nebo víno, knížka nebo film. Anebo mu nabídněte volné pole působnosti, ať se kolegům představí sám.

TIP 5: GDPR

Teď trošku té právničiny - nezapomeňte na poučku k GDPR. Toto jsou informace mimo váš oprávněný zájem a musíme budoucího kolegu poučit alespoň o tom, kdo (kolegové z týmu, všichni zamci firmy ABC,…) bude mít k danému přístup, kde budou informace uloženy (ve firemním oběžníku, interně, na sociálních sítích firmy, nástěnce,…) a kdy (po dobu zaměst.poměru, navěky,…). A dát zde jasně zaškrtávací tlačitko – souhlasím s uveřejněním, v případě odvolání souhlasu musíte kontaktovat HR. Pokud zkombinujete odpovědi s větvením, může nesouhlas s uveřejněním posunout nováčka rovnou na další oddíl.

Forms nejen pro sběr informací, ale i dokumentů

TIP 6: Zjednodušte si oběh dokumentů

Papírů bude nováček odevzdávat mrak a e-mail není nejvhodnější místo, kam je posílat. I když je to místo nejčastější. ;) Vložte do formuláře i odkazy ke stažení a nasměrujte nováčky do vaší Odevzdávárny.

Na OneDrive se vám vytvoří složka. Jakmile někdo vyplní formulář, přijde vám jen notifikace do e-mailu a veškeré dokumenty budete mít nahrané online.

TIP 6 nadruhou: Nechte odevzdávárnu jako 1 otázku – jinak budete mít každý soubor v separé složce a při třídění se uklikáte.

Forms ➡️ E-mail ➡️ Excel ➡️ HR systém

A teď to kouzlo. Nováček vám vyplní dotazník, přijde vám e-mail, stáhnete si Excel a importujete do HR systému. Samozřejmě univerzální kuchařku na import dat z Excelu musíte ušít se svým IT pro váš HR systém.

Posuňte vše o level výš

TIP 7: Automatizujte

I z Forms a Excelu se dají dělat úkoly pro kolegy spojené s nástupem nováčka. Třeba takto:

• Na IT - založte nováčkovi 2 týdny před nástupem přístupy
• Na nákup 3 týdny před nástupem objednejte vybavení
• Pro vedoucího týden před nástupem pošle uvítací e-mail nováčkovi.

Vše může dotyčným padat do kalendáře v Outlooku nebo pomocí Planneru do TO-DO.

A pokud nováček týden po odeslání dotazníku nereaguje? Power Automate mu i vám pošle připomínku.

Pokud vás tyto automatizace zajímají a chcete opravdu hacknout svoji rutinu, máte nejvyšší čas přihlásit se do kurzu Power Automate u Honzy Dolejše.

Online asynchro je všechno super, ale…

I vy zůstaňte lidští – chatbot nebo virtuální asistentka nikdy nenahradí minutový telefon, kde si vzájemně chackneme, že opravdu obě strany počítáme s nástupem, těšíme se na sebe a víme, co mámě dělat. Radši nastoupím za Šárkou, která používá super appky než robotem.

Cože? Oddíly? Větvení? OneDrive?  Pokud nevíte, o čem je řeč, mrkněte na naše mikrokurzy zaměřené na Forms.

Díky, že jste dočetli až sem!

Šárka