CZ
← Na předchozí stranu

Onboarding “na inovativno”

6. června10 min čtení

Technická: pokud k nám jdete z článku na blogu TOP VISION, přesuňte se prosím rovnou na kapitolu Případová studie směsi emocí a technologií v praxi onboardingu. Pokud ne, pokračujte ve čtení dalšího řádku.

Onboarding nové generace

Rozšiřování týmu, to není jen jeden stůl navíc v kanceláři či jeden hrnek kávy navíc při poradách. Onboarding jsou vztahy, procesy, komunikace, tým, krize, nové situace, spolupráce a emoce.

Máme pro vás pár tipů, jak onboarding nových kolegů zvládnout s lehkostí a zároveň maximálně efektivně.

Udělejte to jednou a pořádně

Pokud již jednou rozšiřujete tým a "onboardujete" nové zaměstnance, je velký předpoklad, že to budete dělat opět. Nejvyšší čas si onboarding ve firmě zaprocesovat. Co říkáte?

Proces není jaderná fyzika, stačí vám připravit si stručný přehled rutinních úkonů v rámci konkrétní aktivity a proces je na světě. Později procesy můžete delegovat, outsourcovat, upravovat nebo optimalizovat. Prostě vytěžit z nich maximum pro vás a nové kolegy.

Jak si procesy evidovat? Papír už dávno vyšel z módy. Dnes máte k dispozici online nástroje jako process.st, ve kterém si jednou proces nastavíte a ve vteřině k němu mají přístup všichni lidé ve firmě – můžete tedy dát hlavy dohromady a jednou provždy onboarding nakopnout na plné obrátky.

Inovativní onboarding

Pokud vám process.st nepřirostl k srdci, není to problém zaprocesování jako takového. Existují alternativy, třeba český Procesoid, který vám pomůže ovládnout (nejen) onboardingové procesy.

Důkazem, že onboarding mohou doprovázet i příjemné zážitky, je aplikace Facematch od vývojářů z STRV. V appce přiřazují zaměstnanci jména k obličejům nových kolegů, čímž nejen předcházíte vtipným situacím ve firemní kuchyňce, ale také utužujete týmového ducha. Trocha srandy ještě nikdy ničemu neuškodila.

Inovace v onboardingu

Srdce týmu – firemní “wikipedia”

Místo, kde se může celý tým uchýlit, když jde do tuhého. Ať už je tímto místem ve vaší firmě Google Drive, Onenote, Dropbox nebo Notion, každá firma musí mít nástroj, kde každý najde vše podstatné.

Taková "černá skříňka" firemní administrativy je prevencí pro zapomnětlivé kolegy nebo pro fanoušky organizovaného chaosu. Garantovaně však celé firmě vykouzlí úsměv na rtech, když v ní najdete něco, o čem jste si mysleli, že už dávno spolkla minulost.

Vzdělávání nových lidí jde samo

Je jasné, že jste si dali hodně záležet na tom, abyste do firmy přivedli schopného člověka. Jeho dovednosti ale nemusí dokonale korespondovat s firemními pracovními zvyklostmi, především pak ve smyslu zdatnosti v ovládání softwaru a dalších digitálních technologií.

Jsou de facto jen dvě možnosti: buď s novým člověkem někdo od vás z firmy nebo externě najatý lektor prosedí několik hodin, během kterých do něj “nalije” všechny dovednosti (z nichž část projde jedním uchem tam, jedním ven – lidská paměť prostě není neomezená), anebo se bude vzdělávat mnohem příjemnějším, efektivnějším a na čas méně náročným způsobem.

Říká se mu microlearning, tedy vzdělávání v oblasti digitálních dovedností, které je vedeno formou jednoduchých a extrémně krátkých video návodů, které fungují v rovnici “jedno video = jedna nová digitální dovednost”. Váš nováček nebo kdokoliv jiný z firmy se může potřebnou dovednost naučit až ve chvíli, kdy ji skutečně bude potřebovat. Za pár minut. Odkudkoliv. Třeba i po cestě do práce na mobilu.

Efektivní onboarding

Případová studie směsi emocí a technologií v praxi onboardingu

Onboarding a adaptace do nového prostředí je nejen proces, ale především ho provázejí emoce. Nic lidského nám není cizí. Co mají dělat noví kolegové v případě krizovky? Některé momenty na pracovišti jednoduše zaprocesovat nejde.

V krizovém případě musí každý nový člen posádky vědět, na koho se obrátit s prosbou o pomoc. Je tedy na vás, abyste jasně odkomunikovali, kteří zkušení firemní zaměstnanci ochotně poradí nováčkům.

Onboarding má tedy dvě tváře: technickou a lidskou. Pokud nebudete ignorovat ani jednu z nich a celý proces si zefektivníte digitálními nástroji, pak můžete k onboardingu přistupovat s klidem Angličana.

Dost teorie. Jaká je praxe?

Jedna ze zaměstnankyň firmy Software Advice (firma o půl tisícovce zaměstnanců se specializuje na recenzování softwarových produktů) portálu Quora prozradila, jak probíhal její vlastní onboarding do firmy na pozici PR specialistky.

Carolyn po přijetí do Software Advice očekávala, že úvodní informace dostane až na pracovišti – firma ale měla jiné plány. Mezi přijetím a nástupním dnem totiž dostala několik stručných mailů od klíčových členů týmu, kteří ji zasvětili do aktuálního dění. V nástupní den tedy neztrácela čas zbytečnostmi a hned se mohla ponořit do poznávání nového zaměstnání.

Zajistit proces na postupné odesílání mailů přitom není žádná věda – můžete na to využít poměrně jednoduchý Mailchimp nebo Toutapp, pokud ale rádi přijímáte výzvy a chcete vyzkoušet něco sofistikovanějšího, potěší vás GetResponse nebo Active Campaign. Tyto nástroje se následně mohou stát součástí samotného procesu, kde stručně v postupných krocích popíšete mimo jiné jak nástroj použít, jak vytvořit e-mail a jak ho automatizovat. Odbouráte tak mnoho otázek začátečníků, kteří budou s nástroji pracovat poprvé, a také si můžete být jistí, že se úkol splní i bez toho, abyste nad svým týmem stáli a kontrolovali práci.

Během nástupního dne šla Carolyn se svými kolegy do své oblíbené restaurace, kde proběhl první ice-breaker. Každý z kolegů věděl o Carolyn základní informace, které měli všichni členové týmu ve sdíleném cloudovém dokumentu na Google Drive, a všechny diskuze tedy už mohly probíhat bez jakéhokoliv stresu a trapného ticha.

V prvních dnech práce se Carolyn setkala s každým vedoucím oddělení, aby měla z první ruky informace ohledně fungování společnosti a jak do celkového procesu zapadá právě její práce.

První dva týdny měla Carolyn napráskané prací. Aktivity se střídaly s téměř každodenními poradami, kde mohla reportovat své zkušenosti a zážitky kolegům a nadřízeným. Po prvním měsíci v Software Advice si na základě své vytíženosti mohla přizpůsobit svůj pracovní plán podle toho, jak jí vyhovoval.

Důležitou součástí onboardingu byla i jasně stanovená očekávání, odpovědnost a práva. S tím Carolyn pomáhala vlastní mentorka z řad kolegyň.

Sama Carolyn velmi ocenila, že v Software Advice řešili téměř všechny procesy a aktivity digitálně. Zejména jednotné úložiště na Google Disku bylo velmi užitečné, protože si tam kdykoliv mohla najít připravené procesy a ve chvíli, kdy na něco zapomněla, přesně věděla, kde najít řešení. A to bez pomoci kolegů nebo mentorky.

Ve svém příspěvku Carolyn na závěr doplňuje, že by si onboarding bez digitálních nástrojů nedokázala představit. Extrémně důležitá byla i komunikace. Během vlastního procesu onboardingu vypozorovala, že častokrát to nebyla ona, kdo kladl otázky. Právě naopak, otázky kladli kolegové, mentorka a nadřízení, kteří se zajímali o její názor, který byl ještě nepolíbený zavedenými procesy.

Z praktického hlediska není onboarding vlastně žádná kvantová fyzika. Vyžaduje si v první řadě plán.

Pojďme si onboardingový plán ukázat v praxi. I takto jednoduše může vypadat proces zasvěcení zaměstnance do malé firmy.

Checklist onboardingu (se zapojením digitálních technologií)

Před nástupním dnem v práci:

  • Odeslat úvodní e-maily o základních informacích o firmě (čas příchodu do práce, možnosti parkování, dress code, mise a vize firmy, zásady firemní kultury apod.).
  • Připravit písemný seznam členů týmu vč. krátkého CV, fotky a popisu role ve firmě a nasdílet ho novému zaměstnanci (případně umožnit zaměstnanci přístup do firemního softwaru, kde tyto informace najde).
  • Zajistit místnost pro ice-breaker během nástupního dne.
  • Rozeslat členům týmu základní informace o novém zaměstnanci.
  • Připravit technické vybavení na nový pracovní stůl.
  • Nechat zaměstnanci vyrobit klíče od kanceláře.
  • Připravit novému zaměstnanci firemní e-mail a poskytnout přístupy.
  • Vytvořit účty ve všech komunikačních a pracovních nástrojích a poskytnout novému zaměstnanci přístupy a návody, jak s nimi pracovat.
  • Připravit přehled firemních benefitů a zpřístupnit je novému zaměstnanci.
  • Přidat e-mail zaměstnance do relevantních adresních listů.
  • Požádat zaměstnance o přípravu podkladů pro mzdy.
  • Zodpovědět zaměstnanci všechny jeho dotazy.

Během prvních dnů v práci:

  • Zajistit, že všichni členové týmu jsou na čas připraveni pro ice-breaker.
  • Představit zaměstnanci misi a vizi firmy v praxi.
  • Zajistit pro nového zaměstnance firemního průvodce po kanceláři.
  • Odevzdat zaměstnanci kalendář s firemními poradami na 14 dní dopředu.
  • Seznámit zaměstnance s tréninkovým programem na následující týdny.
  • Propojit zaměstnance s firemním mentorem.
  • Připravit podklady pro diskusi o očekáváních spolupráce a podklady zpřístupnit.
  • Zarezervovat oběd.
  • Zajistit od zaměstnance podklady pro mzdy.
  • Seznámit zaměstnance s pravidly čerpání sick day, dovolené, s pravidly týkajícími se propustek k lékaři, přesčasů apod.
  • Představit zaměstnanci možnosti homeoffice a zásad práce na dálku.
  • Každodenně získávat od nového zaměstnance feedback a motivovat ho ke kladení otázek.

A takto by mohl proces pokračovat dál. Většina podobných onboarding procesů je v případě bílo-límečkových zaměstnanců rozvrstvená až do období prvního měsíce spolupráce a námi vyjmenovaný seznam 24 úkolů je jen slabým odvárkem toho, co je třeba pro úspěšný onboarding udělat.

Některé z vyjmenovaných úkolů jsou otázkou minut, jiné mohou zkonzumovat mnoho energie a času. Pokud vás proces onboardingu ve vaší firmě vyčerpává a je nadměrně náročný i pro nového zaměstnance, stojí za zvážení zapojení moderních technologií a inovativních přístupů. Na jiný způsob zefektivnění onboardingu jsme zatím nepřišli.

Není třeba digitalizovat celý onboarding naráz, viditelné výsledky přinese i jen jediný nástroj, který vybranou aktivitu zefektivní. Zmiňovali jsme Mailchimp, Google Disk, nástroje pro proces management, ale dají se jich najít desítky.

Další černou dírou bývá zaučování zaměstnanců pro práci s nástroji a softwarem, který se ve firmě používá. Na rovinu, přišli jsme na způsob, jak to udělat efektivně a bezbolestně. Máme microlearningová videa, která jsou jako stvořená pro onboarding.

Přesvědčte se sami.

Microlearning

← Na předchozí stranu

Na vlastní kůži: 5 nejlepších aplikací na formuláře
Produktivita

Na vlastní kůži: 5 nejlepších aplikací na formuláře

Aplikací na online formuláře jsou desítky. Všechny umí více méně to samé, ale s každou se pracuje…

Číst více
10. srpna 2 min čtení
Dlouho očekávaná funkce Breakout Rooms v Microsoft Teams. Jak ji použít v praxi?
Inovace

Dlouho očekávaná funkce Breakout Rooms v Microsoft Teams. Jak ji použít v praxi?

Představte si situaci, kdy máte v práci online poradu například v 30 lidech. Nebo jako učitel máte…

Číst více
26. ledna 3 min čtení
Slavíme Den spolupráce odkudkoli a otevíráme vám naše kurzy
Produktivita

Slavíme Den spolupráce odkudkoli a otevíráme vám naše kurzy

Hádanka: Můžete to dělat na cestách, z kavárny nebo třeba i z postele. Co máme na mysli? Přece…

Číst více
19. září 3 min čtení