3 důvody, proč ve vaší firmě panuje chaos
23. listopadu • 3 min čteníZnáte to: Další pracovní den, a vaše nervy již od rána dostávají pořádně zabrat. Váš stůl, emailová schránka a dokonce i paměť vašeho mobilu jsou přeplněné úkoly, které měly být hotové nejpozději včera. Kolegové se zmateně snaží dopátrat toho, s čím začít. Dokonce ani kávovar už ten chaos nevydržel a rozhodl se zahájit celodenní stávku. Zní to jako běžný den ve vaší firmě? Možná je čas na změnu.
Ani ty nejúspěšnější firmy se občasným nedorozuměním nevyhnou. Někde však situace připomíná spíš neřízený chaos, než klidné pracovní prostředí. Jak vnést do zmatku řád? Obecný návod samozřejmě neexistuje, určité problémy se ale v podnicích objevují častěji než jiné:
1.) Nejasná organizační struktura
Petr vám řekl, ať sestavíte tabulku nejlepších klientů vaší firmy, ale Pavel tvrdí, že to je nesmysl a máte se radši vrhnout na ten včerejší report. A vám z toho jde hlava kolem. Kdo má pravdu? Koho poslechnout? Petr řídí zákaznický servis, ale obyčejně vám přece úkoly zadává Pavel. Stihnout obojí nemůžete. Z toho by se jeden zbláznil, že?
Možná vás to překvapí, ale podobné „záhady“ v organizační struktuře nejsou v podnicích žádnou vzácností. Nadřízení vydávají protichůdné příkazy, nikdo není za nic zodpovědný a zaměstnanci ztrácejí hlavu. Jedním z řešení může být jasné vymezení zodpovědné osoby za daný úkol, která posléze řídí nutné činnosti a zodpovídá za výsledky.
2.) Nedostatek komunikace
Marketing spustil reklamní kampaň, ale výrobek se nedá nikde sehnat? Kde se stala chyba? V komunikaci! Řešení se zdá být nasnadě: zapracovat na lepší informovanosti zaměstnanců. K tomu můžou kromě pravidelných porad sloužit také komunikační platformy typu Slack, jejichž prostřednictvím můžou kolegové rychle komunikovat, i když je zrovna dělí stovky kilometrů.
Dalším pomocníkem mohou být různá cloudová úložiště, na nichž každý nalezne potřebné dokumenty pro svou práci. Příkladem je oblíbený Google Disk, který má každý uživatel gmailu v základní verzi zdarma.
3.) Nemáte SMART cíle
Váš email i hlasová schránka se neustále plní úkoly na další dny, komunikace je jeden velký zmatek a všechno musí být hotové ihned. Není divu, že v podobném prostředí se pak přehlížejí důležité úkoly, o pracovním stresu nemluvě.
Pomoci zavést řád může zadávání úkolů metodou SMART, kterou můžete využít také při stanovování podnikových cílů. Název metody je akronymem z anglických slov specific, measurable, asignable, realistic a time-bound, což jsou vlastnosti, které by měl správně zadaný cíl splňovat. Úkol by tedy měl vždy být konkrétně vymezený (S), jeho dosažení by mělo jít v ideálním případě změřit (M), měl by být zadaný konkrétním osobám (A), reálně dosažitelný (R) a opatřený časovým rámcem (T), tedy například termínem dodání. Pomáhá také stanovení priorit při plnění úkolů, obzvlášť cítí-li se jimi zaměstnanci zavaleni.
Výhodou je, že pro tyto účely již existuje mnoho šikovných aplikací, které vám s organizací úkolů ve firmě pomohou. Příkladem je bezplatná aplikace Trello, kterou můžete blíže poznat ZDE.
