Digitální dovednosti, bez kterých je práce konzultanta těžká dřina

Digitální dovednosti pro konzultanty

V tomto článku toho najdete hodně. Nepřeháníme. Do tématu se můžete ponořit poslechem rozhovoru s Michalem a pokud toho nebudete mít dost (a to doufáme, že ne), pokračujte čtením dalších Michalových a potom i našich tipů, které vám usnadní nelehkou práci konzultanta. Garantujeme, že těch 10 minut čtení bude stát za to.

Pro jaké konzultanty jsou digitální nástroje vhodné?

Michal Kubín pomáhá svým klientům z řad malých a středních společností s marketingem a optimalizací obchodních výsledků. Na pomoc si vždy vezme některý ze svých oblíbených digitálních nástrojů pro zjednodušení své práce, zvýšení efektivity a také kvality jejích výstupů.

Jen málokdy je zaměření, typ produktu nebo služby, které konzultant nabízí, bariérou k tomu, aby si osvojil nové, častokrát značně efektivnější, nástroje a postupy. Ať už jste tedy marketingovým expertem, konzultantem HR nebo se věnujete projektovému managementu či koučování manažerů, v každé profesní specializaci se dají najít mezery, které mohou vyplnit právě digitální nástroje.

Jaké aplikace by podle Michala Kubína měly patřit k práci konzultanta?

Michal Kubín je pravým fanouškem digitalizace a do každého ze svých pracovních procesů úspěšně zavedl jeden nástroj, který mu zjednodušuje práci.
"Už přibližně 5 let používám MacBook. Jde podle mě o jednu z nejlepších voleb, které jsem v oblasti technologií udělal," tak začíná Michal svou odpověď na otázku, které pomůcky oceňuje při své práci nejvíce. Volba zařízení má značný vliv i na výběr aplikací a nástrojů, které pro daný operační systém mohou být vhodnější. Typická je například volba zálohování do cloudového systému Apple s názvem iCloud.

Přednostně se Michal Kubín vždy zaměřuje na jednu z nejdůležitějších částí práce konzultanta - na procesy. Jsou totiž extrémně důležité při podávání kvalitních pracovních výkonů a hlavně při udržování stabilního pracovního tempa. A to nejen v případě konzultantů. Nástroj xDiagram je podle Michala tou správnou volbou, která udělá z procesování příjemnou záležitost.

Diagram procesů nebo proces diagramů?

Nástroj vám pomůže vytvářet diagramy různých tvarů, které připomínají myšlenkové mapy. xDiagram obsahuje desítky tvarů, díky kterým můžete vytvářet jednoduché i složité diagramy a do nich vkládat vaše procesy.

Pokud si jednou zavedete proces v diagramu, v případě příští potřeby si ho stačí jen otevřít a postupovat podle něj. Nemusíte tak každou situaci řešit speciálním postupem, což vám v případě opakovaných procesů dokáže ušetřit několik desítek minut týdně. Navíc zavedené procesy můžete kdykoli vylepšit a ušetřit tak ještě více času.

Pravá ruka všech kreativců

Na občasné grafické práce a úpravy používá Michal Adobe Photoshop a Illustrator. Jde o téměř bezkonkurenční nástroje pro úpravy fotek a tvorbu grafik. Oba nástroje dokáží uspokojit i ty nejnáročnější požadavky a výčet jejich funkcí je velmi široký. Avšak díky jejich komplexitě jde také o nástroje, se kterými se nenaučíte ze dne na den. Vytrvalé však odmění perfektně upravenými fotkami a bezvadnými grafikami.

Na digitální diář nepotřebujete kapsu

Samozřejmostí v případě konzultantů je také péče o osobní rozvoj, plánování a poznámkování nápadů nebo podnětů ze setkání. V případě osobního rozvoje a plánování nedá Michal dopustit na digitální diář Opus One. Jde o plnokrevnou digitální verzi fyzického plánovače.

Nejenže Opus One připomíná klasický diář, ale kombinuje i ty nejlepší vlastnosti digitálních nástrojů. Je natolik intuitivní, že i když ho otevřete úplně poprvé, okamžitě se v něm budete orientovat. Druhou nespornou výhodnou je jeho komplexnost - naleznete v něm úplně všechno, co si od digitálního diáře můžete přát. Zapisování myšlenek, vytváření to-do listů, napojení na kalendář, jednoduchou prioritizaci a také možnost úplného přizpůsobení celého diáře uvítá každý fanoušek organizace času a detailního plánování.

Potěšilo nás, že Michal na poznámkování využívá našeho oblíbence - Evernote. Tato poznámková aplikace si zaslouží vlastní článek, a v budoucnu si taky najde cestu na náš blog, protože ódy na něj skutečně nejsou přehnané.

Evernote umožňuje vytvářet poznámkové bloky, ve kterých můžete navíc vytvářet jednotlivé poznámky a tak mít organizaci svých poznámek zcela pod kontrolou. Navíc je počítačová aplikace plně propojena s tou mobilní a díky tomu máte vždy nejnovější poznámky kdykoliv po ruce.

Tou absolutně nejlepší funkcí, kterou ocení jakýkoliv pedant, je velmi snadné prohlížení všech poznámek. Někteří z týmu Digiskills používají Evernote roky a mají vytvořených stovky bloků a poznámek. Pokud ale potřebují vyhledat jakoukoliv poznámku, která obsahuje slovo "digiskills", stačí toto slovo do nástroje naťukat a v sekundě se vám seřadí všechny poznámky, které toto slovo obsahují. Dokonce i ty, které jste vytvořili ještě v minulé dekádě. S čistým svědomím tak můžeme prohlásit, že s aplikací Evernote nikdy nepřijdete o žádnou myšlenku.

Sdílení namísto posílání souborů

Na sdílení souborů Michal používá Dropbox, který patří s Google Drive a OneDrive mezi ty nejlepší volby cloudových úložišť a systémů sdílené práce. Z vyjmenovaných zařízení jediný Dropbox podporuje systémy Linux a také jako jediný využívá funkci "smart sync" - díky tomu máte dokumenty stále při sobě i v případě, že přerušíte proces synchronizace. Pokud hledáte úložiště, které je bezpečné, rychlé a jednoduché na použití, s Dropboxem neuděláte krok vedle.

Apple vs. Microsoft

I přesto, že má Michal MacBook a je velkým fanouškem jablka, využívá balíček Office 365 od Windows. Samozřejmě, kancelářský balíček od Apple je pro MacBook kompatibilnější a přirozenější k použití, ale Michal svou volbu odůvodňuje takto: "Stále žijeme ve světě, kde provažuje Windows. Takže jsem nakonec přešel na Office. Nic se nedá dělat."

Kompatibilita zařízení Apple s nástroji od Windows zasahuje i do jiných oblastí konzultantské práce. Při tvorbě prezentací například Michal nepoužívá Keynote, což je nástroj přímo od Apple, ale Microsoft PowerPoint. "Když nemám jistotu, zda při prezentaci budu používat svůj MacBook nebo cizí počítač, raději použiji Microsoft PowerPoint, se kterým mám jistotu, že prezentaci zapnu kdykoliv."

Abychom ale Keynote nekřivdili, musíme dodat, že jde o skutečně vynikající nástroj na tvorbu prezentací. Ocení ho zejména ti, kteří dělají prezentace s nechutí - Keynote je totiž skutečně jednoduchý na použití a i méně kreativní duše s ním vytvoří krásné prezentace. Po dokončení navíc můžete prezentaci uložit ve formátu PDF nebo PowerPoint, takže není nutné vlastnit i nástroj Microsoft PowerPoint. Pokud ale chcete odvést profesionální práci, doporučujeme mít po ruce oba nástroje.

Když technologie zlobí

I když Michal jednoznačně vidí jenom výhody digitálních nástrojů při práci konzultanta, občas se mu nevyhnou i méně příjemné situace. "Jasně, i technika občas zradí. Od klasického zamrznutí systému, po příliš časté aktualizace systému Windows nebo nedostatek paměti, " říká Michal Kubín o situacích, kdy mu jeho digitální pomocníci vytvořili vrásky na čele. V jistém smyslu jsou digitální nástroje a technologie velmi podobné lidem. Stejně jako my, i inovativní nástroje mají občas své dny, ale většinou nám při práci ušetří tolik času, že těch pár vteřin volna jim můžeme dopřát.

Jaké další aplikace můžeme s čistým svědomím doporučit všem konzultantům a mentorům?

 

Znáte nás, my si s radami pro digitalizaci práce a s tipy na aplikace, které usnadňují pracovní část života, nedáme pokoj. A proto si nenecháme ujít ani tuto příležitost a Michalovy tipy obohatíme o další nástroje, které by se vám při práci konzultanta mohly hodit.

Sjednání schůzky rychle a elegantně

Calendly a Youcanbook.me jsou skvělí parťáci při sjednávání schůzek. Nikdo nemá rád zdlouhavé telefonáty nebo posílání mailů tam a zpět kvůli dohadování setkání. Tyto dva nástroje vám umožní nastavit si časy, kdy máte volno a následně je všechny sdílet vašemu klientovi díky speciálnímu odkazu.

Sofistikované, přitom jednoduché řešení e-mailů

Připravujete workshop, který by mohl zajímat vaše klienty? Buď každému z nich zavoláte nebo připravíte personalizovaný e-mail. To druhé samozřejmě zvládnete rychleji a efektivněji. Stačí si e-mailové adresy vašich klientů průběžně ukládat např. do nástroje Mailchimp, vytvořit e-mailovou šablonu a odeslat vybraným kontaktům.

CRM má i u konzultantů své pevné místo

Udržet si vedle konzultantské práce přehled v obchodních aktivitách s klienty, odběrateli a dodavateli není jednoduché. Nejlepší je, si všechny kontakty centralizovat do přehledného seznamu. Takovou možnost nabízí kromě jiných i Capsule CRM, ve kterém si jednoduše uložíte kontakt, přiřadíte k němu jakékoliv údaje, dokumenty a dokonce se můžete zpětně podívat na obchodní historii s daným člověkem.

Projektové řízení jako stvořené pro konzultanty

Větší projekty vám pomohou zpřehlednit Asana nebo Trello. Oba nástroje patří mezi špičkové pomůcky na projektový management. Pokud pracujete v týmu a chcete mít přehled o aktivitách svých a celého týmu, je to jasná volba. Členům týmu můžete delegovat jednotlivé úkoly, přiřadit k nim deadline, komentáře nebo potřebné dokumenty. Navíc oba nástroje dokáží pravidelně reportovat všechny úkoly a tak máte přehled o práci na projektu neservírovaný přímo do vašeho e-mailu.

Když jste nuceni fušovat do práce grafikům

Nejste grafik, ale občas musíte vytvořit podklady, které potěší oko klienta? Michal sice odkazuje na vynikající nástroje, ale nenáročným konzultantům určitě postačí i Canva. Práce s tímto nástrojem je velmi jednoduchá - neztratíte se, ani když jste se s grafickými pomůckami ještě nesetkali. Nabízí stovky možností při úpravě grafik a navíc obsahuje šablony velikostí a designů, které urychlí vaši práci.

Videohovorům zdar!

Při aktuálním počasí a dopravní situaci na silnicích není divu, že stoupá oblíbenost online setkání. My zbožňujeme Appear.in, který má skvělou kvalitu přenosu zvuku a videa, umožňuje bez registrace vytvořit online hovor, pozvat do něj klienty jediným kliknutím.

Prezentace, na které budete pyšní

Nechcete při prezentaci trávit celý den, ale zároveň chcete ohromit klienta? My máme Sway natolik rádi, že jsme na tento nástroj dokonce připravili kurz. Sway je vlastně zjednodušený PowerPoint, který vám umožní mít všechny dokumenty okamžitě po ruce. A u prezentací to nekončí. Dokážete s ním vytvořit newslettery, bulletiny a jiné prezentační dokumenty během pár minut. Vaši klienty budou zírat.

Procesy a zase ty procesy

Každý den konzultanta je novou výzvou. Žádná klient není stejný, každý vyžaduje jiný přístup, má jiná očekávání a zejména jiné pracovní požadavky. Některé věci ale zůstávají stejné a právě tyto opakované aktivity si můžete zdokumentovat v Process.st. Tento nástroj bude domovem pro vaše pracovní procesy, které si zavedete a následně optimalizujete podle vašich potřeb. Tím ušetříte spoustu času - někteří konzultanti dokonce díky procesům zvýší pracovní kapacitu až pětinásobně.

A teď vy…

Dostali jste několik skvělých tipů od vynikajícího konzultanta a pár přídavků od nás. Na závěr si ale neodpustíme jedno varování. Pokud aplikujete alespoň některé ze zmíněných nástrojů, mohou se u vás projevit následující nežádoucí účinky:

některé pracovní činnosti vám zaberou podstatně méně času
budete mít při práci větší přehled
zvýšíte kvalitu vaší práce
budete dostupnější pro vaše klienty
zlepší se vaše pohodlí při práci, odbouráte rutinní úkony a tak získáte více času na důležitější pracovní aktivity
budete průběžně sbírat data, která použijete na vylepšení vašeho podnikání
nikdy nezapomenete na důležité poznámky nebo nápady
zvýšíte časovou efektivitu a zlepšíte svůj time-management

Tak co, risknete to?!