Mailujete chytře? To není tak jisté

Efektivní mailování

Také se ztrácíte ve změti e-mailových vláken ve vašem mailu? Občas zkrátka potřebujete rychle dohledat důležitou informaci – na její hledání pod nánosy zpráv však abyste si najali tým archeologů. Váš nadřízený chce slyšet okamžitou odpověď a každou druhou sekundu čekání doprovází významným pohledem na hodinky.

Po úporném hledání a době připomínající věčnost s úlevným výkřikem nacházíte kýženou informací. „To to trvalo,“ neodpustí si vedoucí. Tohle nebylo nutné, řeknete si. A máte svatou pravdu. Podobným situacím se dá totiž lehce předcházet.

Způsobů je hned několik:

1. Vyřizujte e-mailem jen delší zprávy, které nevyžadují rychlou reakci. Překvapí vás, o kolik se vaší mailové schránce ulehčí. Na kratší vzkazy dobře poslouží komunikační platformy typu Slack nebo Microsoft Teams, ve kterých se dá obratem zareagovat bez dlouhého vypisování.

2. E-mailová schránka není archiv ani popelnice. Představte si, že byste podobně jako s e-maily zacházeli i s klasickými dopisy a složenkami – ty přece také jen neotevřete a neponecháte svému celulózovému osudu ve vaší schránce, ale pravidelně je probíráte a vyřizujete. Začněte podobně vnímat i váš mail.

3. Mnoho emailových klientů nabízí možnost vyhledávání ve schránce, díky kterému zprávu, po které bylo vyhlášeno celoschránkové pátrání, snáze dohledáte. Méně je někdy více – totéž platí i o přikládání lidí do kopie e-mailu. Opravdu musí mít ke konverzaci mezi vámi a vaším kolegou z vedlejší kanceláře přístup celé oddělení? Přidávejte do kopie jen kontakty, pro něž je daná zpráva relevantní. Předejdete tak zbytečnému zahlcování svých kolegů a oni vám to pak nebudou oplácet.

Po podpisu ani památky

Posíláte oficiální e-maily jménem vaší firmy? Jistě chcete, aby vaše zprávy působily profesionálně. Nezapomeňte je doplnit o váš podpis – ve vašem mailovém klientovi navíc snadno nastavíte, aby se sám doplnil za text vašich e-mailů.

Podívejte se v jedné minutě, co je podstatné u podpisů z pohledu e-mailové etikety:

Co jste měli z češtiny? Maily to na vás prozradí

K profesionálním mailům neodmyslitelně patří také absence gramatických chyb – nic nepodryje vaši image profesionála tak dokonale jako hrubky. Řada mail klientů (včetně Gmailu) naštěstí nabízí možnost kontroly pravopisu. Pokud vám dělá vrásky spíše anglická gramatika, oceníte rozšíření prohlížeče Grammarly, které vás na případné chyby upozorní.

Přílohy? Raději “dělenou stravu”

Dalším naším osvědčeným doporučením je nezahlcovat kontakty přílohami, které zbytečně zvětšují velikost e-mailu a tím ztěžují jejich prohlížení například na mobilních datech. Podobnost se stravovacími návyky není náhodná – e-mailovým schránkám se prostě také lépe tráví obsah bez příloh. O tom, že nebudete muset každý měsíc řešit přeplněnou schránku ani nemluvě. Vhodnou alternativou je upload přílohy na cloudové úložiště (Google Drive, Dropbox aj.) – do mailu pak vložíte pouze link, který si adresát rozklikne podle potřeby.

Nenechte se ignorovat

Chcete-li mít dokonalý přehled o vaší komunikaci se zákazníkem, nechte si zaslat notifikaci, pokud vám ve zvoleném termínu neodpoví. Díky tomu na nic nezapomenete a vše vyřešíte rychleji. To není sen, o jehož splnění budete muset na kolenou prosit vašeho firemního ajťáka, to si zvládnete nastavit sami. Stačí využít jednoduchý e-mail trackingový nástroj Yesware, který vám ukáže, zda si lidé vaše maily či jejich přílohy opravdu čtou a zda na ně reagují.

Dejte nám minutu a půl. Ukážeme vám, jak notifikace o přečtení mailu nastavíte:

Napište v noci, pošlete ráno

Podobné funkce nabízí také šikovný doplněk s příznačným názvem Boomerang. Dokáže toho však mnohem více – pokud občas pracujete dlouho do noci, často nechcete své kontakty obtěžovat notifikacemi o příchozím mailu, takže odeslání mailu raději odložíte na ráno. To sice míváte nejvíc napilno, a často pak něco zapomenete poslat, ale “co už!?”. Žádné takové! Na všechno existuje řešení. Boomerang tuto situaci elegantně řeší funkcí zpožděného odeslání. Můžete si tak napsat potřebné emaily třeba v noci či o víkendu a naplánovat jejich odeslání až na vhodnější dobu.

Ať už je používáte jakkoliv, faktem zůstává, že e-maily patří k naší každodenní realitě. Zároveň však zbytečně ukrajují z našeho času na důležitější činnosti. Proměňte svoji emailovou aplikaci v šikovného pomocníka a mailujte chytře!

Tip na závěr: Jste-li rádi v neustálém centru dění, propojte si firemní mail se svým smartphonem. Žádná důležitá informace vám tak neuteče. Inteligentní e-mail klienti jako MS Outlook pro Android vás zároveň ochrání před přívalem méně urgentních zpráv – méně důležité maily jako například notifikace ze sociálních sítí pro vás automaticky filtruje.