CZ
← Na předchozí stranu

4 návyky, které vám zajistí více času

11. července5 min čtení

1. Vezměte plánování času pevně do vlastních rukou

Každý z nás svůj čas řídí do určité míry. Lidé ve vedoucích pozicích obvykle delegují plánování času na jiné, ať už se jedná o virtuální či běžné asistenty. Má to ale jeden háček. Když totiž delegujete plánování svých aktivit, znamená to, že rozhodování o vašem času má na starost někdo jiný. Sice se má za to, že vám to ušetří čas, ale často to má bohužel zcela opačný efekt. Nic proti asistentkám – vždyť jsme sepsali pár digitipů přímo jim na tělo.

Pokud řídíte svůj čas vy sami, sami i zvažujete, jak a s kým ho budete trávit. Rozhodujete, která setkání jsou pro vás prioritou. A hlavně, vy rozhodujete, která setkání se vůbec neuskuteční. Čas, který ušetříte tím, že si sami určíte, komu věnujete svůj čas, se opravdu nastřádá. Pokud tedy disponujete luxusem, kterému se říká asistentka, s klidným srdcem znovu převezměte plánování svého času do svých vlastních rukou. Uvidíte, že ušetříte.

Digitip:

Používejte kalendářovou aplikaci, která vám pomůže plánování svého času automatizovat. A pokud nevíte jakou, dáme vám pár tipů.

Návod, jak mít více času

2. Vyhraďte si speciální čas na e-maily

E-mail je dobrý sluha, ale zlý pán. Příchozí zprávy vás ruší od rozdělané práce a každé sebemenší vyrušení znamená konec “flow” a nutnost znovu se naladit na vlnu daného úkolu. Aby se tak nestalo, měli byste si v průběhu dne vyhradit speciální čas, kdy se e-mailům budete intenzivně věnovat. Ničemu jinému, jen jim. A po zbytek dne pak vypnout všechny notifikace příchozí pošty, aby vám neustále nepřipomínaly, že ji máte zkontrolovat.

Mission impossible? Kdepak. Ony tam na vás ty e-maily opravdu počkají. Když se zamyslíte, kolik e-mailů je natolik urgentních, že opravdu nevydrží pár hodin? Možná dva ze sta? Samozřejmě, že záleží, jakou práci děláte, ale pro většinu manažerských pozic výše uvedený poměr platí. Zkuste to a uvidíte, co to udělá s vaší efektivitou.

My si na e-maily vyhrazujeme 15 minut ráno, 15 minut po obědě a 15 minut těsně předtím, než odcházíme z práce. Denně díky této strategii kontrolou své pošty strávíme maximálně 45 minut. To je super, ne? Vyhraďte si také pevný čas na e-mailování a svědomitě jej dodržujte.

Digitip:

Pokud by to pro vás měla být až nesnesitelná změna, začněte alespoň s tím, že si budete měřit, kolik času vám e-maily skutečně zaberou – existuje na to skvělý a jednoduchý nástroj Toggl. Možná se vám pak nový návyk bude adoptovat snadněji.

Návyky pro více času

3. Stanovte si termíny pro specifické druhy schůzek

Základem time managementu je plánování a důslednost. Jedna z vychytávek, která nám funguje, je to, že si stanovujeme termíny pro specifické druhy schůzek. Např. jste-li prodejce, trávíte spoustu času “navoláváním”. My si na úvodní prodejní telefonát necháváme 10 minut a snažíme se nepřetahovat.

Ve většině případů budete schopni odhadnout během těchto pár minut, zda potenciální zákazník má či nemá zájem. V nejhorším případě přijdete jen o 10 minut, což se dá akceptovat. Na následné hovory s perspektivními kontakty si vyhrazujeme 30 minut nebo i více v závislosti na míře zájmu klienta. Pokud si nejste jistí, kolik času bude potřeba potenciálnímu klientovi věnovat, zkuste to rámcově odhadnout a pak, podle okolností, spotřebu času ve svém rozvrhu upravte.

Digitip:

Vždy, když je to možné a klient je tomu svolný, volíme cestu online videohovorů. Online schůzka šetří čas všem zúčastněným a lidé jsou mnohem flexibilnější, než při sjednávání osobního setkání.

Nástrojů na online setkání používáme vícero. O těch, za které dáme ruku do ohně, jsme už psali.

Jak mít více času

4. Plánujte i volný čas

To je jeden z plánovacích tipů, který se dnes často přehlíží. Přesto jedním z nejdůležitějších. Většina z nás důsledně plánuje čas strávený prací, ten volný ale už málokdo. Nemyslíme tím to, že si řeknete, že ve středu po práci pojedete na kolo, ve čtvrtek půjdete na nákup a v neděli vezmete děti do zoo. To je bazální level plánování, které zvládáme perfektně všichni už od základní školy.

Černá díra času tkví v tom, že nevíme, kolik času nám zaberou ty činnosti, které běžně ve svém volnu vykonáváme, a proto svůj volný čas nedokážeme efektivně plánovat. Požíračů času existuje nespočet a jen když víte, kolik který spolkne, můžete mu příště naservírovat mnohem menší porci. Také díky tomu budete přesně vědět, kvůli čemu nemáte čas na cokoliv jiného.

A pokud tohle není rada podle vašeho gusta a protiví se vašemu pohodářskému naturelu, tak si klidně dál užívejte svůj volný čas bez jakýchkoliv mantinelů. Předchozí 3 rady udělají s vaším časem samy o sobě hodně parády. Udělejte si čas na to mít čas!

← Na předchozí stranu

7 tipů, jak využít váš kalendář naplno
Produktivita

7 tipů, jak využít váš kalendář naplno

Prázdniny skončily, děti usedly do školní lavic a my se z dovolených pomalu vracíme do pracovního…

Číst více
13. září 3 min čtení
Vizuální storytelling jako řešení (nejen) nudných prezentací
Produktivita

Vizuální storytelling jako řešení (nejen) nudných prezentací

Vizuální vjemy na nás dnes působí ze všech stran, na sociálních sítích, při komunikaci za pomoci…

Číst více
2. srpna 2 min čtení
Jak pracuje Filip Dřímalka, expert na digitální inovace
Rozhovor

Jak pracuje Filip Dřímalka, expert na digitální inovace

Jedním z hledisek úspěšného manažera je i to, jak efektivně zvládá svou práci. A od koho jiného to…

Číst více
22. ledna 12 min čtení