4 návyky, které vám zajistí více času

1. Vezměte plánování času pevně do vlastních rukou

Každý z nás svůj čas řídí do určité míry. Lidé ve vedoucích pozicích obvykle delegují plánování času na jiné, ať už se jedná o virtuální či běžné asistenty. Má to ale jeden háček. Když totiž delegujete plánování svých aktivit, znamená to, že rozhodování o vašem času má na starost někdo jiný. Sice se má za to, že vám to ušetří čas, ale často to má bohužel zcela opačný efekt. Nic proti asistentkám – vždyť jsme sepsali pár digitipů přímo jim na tělo.

Pokud řídíte svůj čas vy sami, sami i zvažujete, jak a s kým ho budete trávit. Rozhodujete, která setkání jsou pro vás prioritou. A hlavně, vy rozhodujete, která setkání se vůbec neuskuteční. Čas, který ušetříte tím, že si sami určíte, komu věnujete svůj čas, se opravdu nastřádá. Pokud tedy disponujete luxusem, kterému se říká asistentka, s klidným srdcem znovu převezměte plánování svého času do svých vlastních rukou. Uvidíte, že ušetříte.

Digitip:

Používejte kalendářovou aplikaci, která vám pomůže plánování svého času automatizovat. A pokud nevíte jakou, dáme vám pár tipů.

2. Vyhraďte si speciální čas na e-maily

E-mail je dobrý sluha, ale zlý pán. Příchozí zprávy vás ruší od rozdělané práce a každé sebemenší vyrušení znamená konec “flow” a nutnost znovu se naladit na vlnu daného úkolu. Aby se tak nestalo, měli byste si v průběhu dne vyhradit speciální čas, kdy se e-mailům budete intenzivně věnovat. Ničemu jinému, jen jim. A po zbytek dne pak vypnout všechny notifikace příchozí pošty, aby vám neustále nepřipomínaly, že ji máte zkontrolovat.

Mission impossible? Kdepak. Ony tam na vás ty e-maily opravdu počkají. Když se zamyslíte, kolik e-mailů je natolik urgentních, že opravdu nevydrží pár hodin? Možná dva ze sta? Samozřejmě, že záleží, jakou práci děláte, ale pro většinu manažerských pozic výše uvedený poměr platí. Zkuste to a uvidíte, co to udělá s vaší efektivitou.

My si na e-maily vyhrazujeme 15 minut ráno, 15 minut po obědě a 15 minut těsně předtím, než odcházíme z práce. Denně díky této strategii kontrolou své pošty strávíme maximálně 45 minut. To je super, ne? Vyhraďte si také pevný čas na e-mailování a svědomitě jej dodržujte.

Digitip:

Pokud by to pro vás měla být až nesnesitelná změna, začněte alespoň s tím, že si budete měřit, kolik času vám e-maily skutečně zaberou – existuje na to skvělý a jednoduchý nástroj Toggl. Možná se vám pak nový návyk bude adoptovat snadněji.

3. Stanovte si termíny pro specifické druhy schůzek

Základem time managementu je plánování a důslednost. Jedna z vychytávek, která nám funguje, je to, že si stanovujeme termíny pro specifické druhy schůzek. Např. jste-li prodejce, trávíte spoustu času “navoláváním”. My si na úvodní prodejní telefonát necháváme 10 minut a snažíme se nepřetahovat.

Ve většině případů budete schopni odhadnout během těchto pár minut, zda potenciální zákazník má či nemá zájem. V nejhorším případě přijdete jen o 10 minut, což se dá akceptovat. Na následné hovory s perspektivními kontakty si vyhrazujeme 30 minut nebo i více v závislosti na míře zájmu klienta. Pokud si nejste jistí, kolik času bude potřeba potenciálnímu klientovi věnovat, zkuste to rámcově odhadnout a pak, podle okolností, spotřebu času ve svém rozvrhu upravte.

Digitip:

Vždy, když je to možné a klient je tomu svolný, volíme cestu online videohovorů. Online schůzka šetří čas všem zúčastněným a lidé jsou mnohem flexibilnější, než při sjednávání osobního setkání.

Nástrojů na online setkání používáme vícero. O těch, za které dáme ruku do ohně, jsme už psali.

4. Plánujte i volný čas

To je jeden z plánovacích tipů, který se dnes často přehlíží. Přesto jedním z nejdůležitějších. Většina z nás důsledně plánuje čas strávený prací, ten volný ale už málokdo. Nemyslíme tím to, že si řeknete, že ve středu po práci pojedete na kolo, ve čtvrtek půjdete na nákup a v neděli vezmete děti do zoo. To je bazální level plánování, které zvládáme perfektně všichni už od základní školy.

Černá díra času tkví v tom, že nevíme, kolik času nám zaberou ty činnosti, které běžně ve svém volnu vykonáváme, a proto svůj volný čas nedokážeme efektivně plánovat. Požíračů času existuje nespočet a jen když víte, kolik který spolkne, můžete mu příště naservírovat mnohem menší porci. Také díky tomu budete přesně vědět, kvůli čemu nemáte čas na cokoliv jiného.

A pokud tohle není rada podle vašeho gusta a protiví se vašemu pohodářskému naturelu, tak si klidně dál užívejte svůj volný čas bez jakýchkoliv mantinelů. Předchozí 3 rady udělají s vaším časem samy o sobě hodně parády. Udělejte si čas na to mít čas!